Nếu một cái cây đổ xuống trong rừng, nhưng không có ai ở gần đó để nghe, liệu nó có gây ra tiếng động nào không?
Cũng như vậy, nếu một cuộc họp diễn ra, nhưng không ai nhớ nội dung của cuộc họp đó, thì cuộc họp đó có từng diễn ra hay chưa?
Theo nghiên cứu của trang Fellow, trung bình một bạn nhân viên sẽ dành 7 giờ mỗi tuần để tham gia các cuộc họp. Khi bạn lên đến chức quản lý, thời gian họp hành sẽ nhiều gấp đôi, gần 15 giờ mỗi tuần. Thậm chí một vài báo cáo Linh đọc được còn cho thấy, các nhà quản lý dành một nửa thời gian làm việc của họ trong phòng họp.
Nhìn chung, nếu một công việc chiếm phần lớn thời gian của bạn, nghĩa là bạn luôn muốn công việc đó phải hiệu quả. Giống như Linh, khi Linh làm đến vị trí quản lý cấp cao rồi, phần lớn thời gian của Linh là tham gia các cuộc họp. Khi nhắc về tự động hoá công việc, đây là phần việc mà Linh muốn làm đầu tiên.
1. ĐƯỜNG CONG LÃNG QUÊN - VÌ SAO BẠN CẦN GHI CHÚ CUỘC HỌP?
Trước khi chúng ta tìm hiểu về cách thức chi tiết, các bạn hãy dừng lại một chút và suy nghĩ: Vì sao bạn phải ghi chép trong cuộc họp?
Bởi vì chúng ta sẽ nhớ được rất ít thông tin sau mỗi buổi họp. Điều này không chỉ xảy ra với bạn, mà với tất cả mọi người. Trí nhớ có thể làm bạn thất vọng, nhưng những ghi chép thì không.
Điều này được thể hiện bằng Đường cong lãng quên Ebbinghaus. Theo nhà tâm lý học này, khi tiếp cận một thông tin mới, chúng ta có xu hướng quên đi thông tin đó nếu không tiếp tục sử dụng hoặc nhắc lại.
Đường cong lãng quên cho thấy, 24 giờ sau buổi họp, bạn sẽ quên 40% thông tin. Sau 48 giờ, bạn sẽ quên 60% thông tin. Càng nhiều ngày trôi qua, bạn sẽ càng quên nhiều hơn. Nghĩa là nếu thứ sáu bạn tham gia buổi họp, thì tới đầu tuần sau là bạn gần như quên hết tất cả nội dung rồi.
Nguồn hình: eLearning Industry
Nghe có vẻ tệ đúng không? Nhưng nó có thực sự tệ như vậy không? Một ngày bạn tham gia bao nhiêu cuộc họp, tiếp nhận bao nhiêu thông tin? Và nếu thông tin nào bạn cũng cần phải nhớ thì sẽ không có không gian cho việc sáng tạo nữa.
Vậy nên với các buổi họp, bạn chỉ cần nhớ 2 điều: 1) những việc mà bạn cần làm, và 2) cấu trúc chung của thông tin. Muốn được như vậy, bạn cần đảm bảo rằng ghi chú của bạn được viết theo cấu trúc. Để khi cần xem lại, bạn có thể mở ra và nắm bắt thông tin một cách dễ dàng. Đây là một phần rất quan trọng để đạt được buổi họp hiệu quả.
Việc chia sẻ những gì được ghi chép trong cuộc họp cũng giúp đảm bảo tất cả người tham gia đều có một sự hiểu biết chung về những điều đã được thảo luận, và biết mình phải làm gì tiếp theo.
2. 3 BƯỚC ĐỂ TỰ ĐỘNG HÓA VIỆC GHI CHÚ CUỘC HỌP?
Bản ghi chép cuộc họp của bạn có 2 điều kiện cần thoả mãn:
(1) Một là bản ghi chép phải có đầy đủ thông tin và dễ tra cứu. Nếu nhìn vào bản ghi chú mà bạn không nhớ được các nội dung chính, không biết mình phải làm gì tiếp theo, thì bản ghi đó không có tác dụng. (2) Hai là việc thực hiện không mất nhiều công sức. Nếu bạn phải mất quá nhiều thời gian và công sức cho việc tự động hóa, bạn sẽ không có động lực để duy trì.
Như vậy, mục tiêu của chúng ta sẽ là tự động hóa việc ghi chép trong buổi họp để bạn không mất thời gian trực tiếp ghi chép, mà vẫn có đầy đủ thông tin để xem lại khi cần.
Để tự động hoá quy trình này, Linh sẽ thực hiện 3 bước:
BƯỚC 1: GHI ÂM
Đầu tiên là bước 1, ghi âm nội dung cuộc họp. Thông thường, có 2 hình thức họp, một là gặp mặt trực tiếp, hai là họp trực tuyến qua các ứng dụng như Google Meet, Microsoft Teams, Skype hay Zoom.
Với các cuộc gặp trực tiếp, việc ghi âm khá đơn giản. Bạn chỉ cần lấy điện thoại ra và ghi âm nội dung cuộc họp. Linh thấy điện thoại nào cũng có sẵn tính năng ghi âm này.Chỉ có một lưu ý ở đây là bạn cần thông báo cho mọi người về việc ghi âm buổi họp của mình. Bởi vì mỗi tổ chức sẽ có quy định riêng cho việc này nhằm mục đích bảo mật. Với hình thức họp trực tuyến qua các ứng dụng như Google Meet, Microsoft Teams, Skype hay Zoom thì việc ghi lại cuộc họp cũng được ứng dụng hỗ trợ rất tốt. Ở đây, Linh sẽ trình bày cách ghi lại cuộc họp thông qua ứng dụng Google Meet.
Trước khi bước vào phần cách làm, Linh muốn lưu ý với các bạn 3 điều:
(1) Thứ nhất, tính năng ghi lại cuộc họp sẽ không áp dụng cho các tài khoản Google cá nhân miễn phí. Để có thể ghi lại cuộc họp trên Google Meet, bạn phải là người tổ chức cuộc họp hoặc làm việc cùng công ty với người tổ chức cuộc họp. Nếu ở khác công ty, bạn phải được trao quyền là người đồng tổ chức hay còn gọi là co-host của cuộc họp. (2) Thứ hai, tính năng này chỉ dùng được trên máy tính. Nếu bạn sử dụng điện thoại thì cũng không ghi lại được.
(3) Thứ ba, thời gian tối đa để ghi lại một cuộc họp qua Google Meet là 8 giờ. Sau đó, quá trình ghi lại sẽ tự động dừng.
Đây là bảng so sánh với Microsoft Teams và Zoom về 3 lưu ý trên. Nhìn chung thì Microsoft Teams và Zoom hỗ trợ tốt hơn với các tài khoản miễn phí. Hai nền tảng này cũng cho phép ghi hình trên cả thiết bị di động và máy tính. Các bạn hãy tra cứu Google chi tiết hơn thông tin về nền tảng mình đang sử dụng nhé.
Linh thường sử dụng Google Meet. Giờ Linh sẽ hướng dẫn cho bạn cách ghi âm thực tế trên Google Meet.
(1) Bạn cần truy cập vào meet.google.com để bắt đầu hoặc tham gia cuộc họp của mình. (2) Khi đã ở trong một cuộc họp rồi, bạn hãy nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm, chọn Ghi lại cuộc họp. Hoặc ở góc dưới bên phải, nhấp vào Hoạt động. (3) Rồi bạn chọn tiếp Bắt đầu ghi. Chọn Bắt đầu. Như các bạn có thể thấy, khi quá trình ghi lại bắt đầu, tất cả người tham gia sẽ thấy thông báo ghi ở góc trên bên trái màn hình của họ. (4) Khi bạn đã sẵn sàng dừng ghi, bạn có thể cần mở lại bảng Hoạt động, bấm vào Ghi lại, rồi chọn Dừng ghi. Sau đó bản ghi sẽ được lưu vào Google Drive của bạn. (5) Để xem lại bản ghi, bạn chỉ cần mở hộp thư trong Gmail > Chọn thư bạn nhận được từ Google Meet > Chọn Mở trong Drive để xem và tải về bản ghi cuộc họp.
Cách thức ghi âm trên những nền tảng khác cũng có quy trình tương tự. Nếu chưa biết, bạn có thể vào Google hoặc Youtube gõ: [Ghi hình cuộc họp trên + tên ứng dụng bạn đang dùng để tổ chức cuộc họp]. Ví dụ: [ghi hình cuộc họp trên Zoom], hay [ghi hình cuộc họp trên Skype].
Nếu bạn dùng tiếng Anh tốt, bạn có thể tìm kiếm video với ngôn ngữ tiếng Anh, hướng dẫn sẽ nhiều và đầy đủ hơn. Lúc này bạn cần tìm kiếm [record function on Zoom], [record function on Microsoft Teams], hay [record function on Skype].
BƯỚC 2: CHUYỂN FILE ÂM THANH SANG FILE VĂN BẢN
Vậy là chúng ta đã đi được một phần ba chặng đường. Bạn đã có bản ghi âm thanh cho các cuộc họp trực tiếp hoặc bản ghi lại gồm cả hình ảnh và âm thanh cho các cuộc họp trực tuyến.
Tiếp theo, Linh sẽ hướng dẫn các bạn chuyển đổi các file âm thanh này thành văn bản. Công cụ mà Linh sẽ dùng là TurboScribe AI. Sau khi thử một vài công cụ chuyển đổi khác thì Linh thấy TurboScribe AI chuyển đổi khá chính xác, bao gồm cả chuyển đổi ngôn ngữ tiếng Việt. Công cụ này có giao diện dễ sử dụng, và quan trọng là hoàn toàn miễn phí. Bạn có thể chuyển đổi tối đa 3 file âm thanh mỗi ngày. Mỗi file có thể dài tối đa 30 phút. Nếu bạn cần chuyển đổi nhiều file hơn, với thời lượng dài hơn thì bạn có thể mua các gói dịch vụ của họ.
Trước tiên, các bạn sẽ truy cập vào trang https://turboscribe.ai/. Linh cũng để liên kết này ở phần bình luận và mô tả. Ngay giữa màn hình, bạn sẽ thấy có nút “Start Transcribing for Free”. Công cụ này của nước ngoài nên giao diện trang web sẽ bằng tiếng Anh. Các bạn có thể dùng tiện ích mở rộng Google Translate để dịch cả trang web sang tiếng Việt như thế này. Với Linh thì Linh sẽ dùng giao diện tiếng Anh. Sau đó các bạn sẽ đăng ký như thông thường.
Sau khi đăng nhập xong, bạn sẽ đến giao diện chính. Bạn chỉ cần kéo và thả file âm thanh trực tiếp vào TurboScribe hoặc nhấp vào nút “Transcribe your first file”.
Thao tác này sẽ mở ra một hộp thoại để bạn thao tác. Công cụ này hỗ trợ cho khá nhiều định dạng âm thanh và video. Ngoài việc tải các file từ máy tính của bạn, ở góc trên bên phải, bạn có thể nhấp vào biểu tượng liên kết để tải âm thanh và video từ các nền tảng trực tuyến khác. Điều bạn cần lưu ý là các liên kết này phải được truy cập công khai cho tất cả mọi người.
Linh đã có sẵn 1 file ghi âm cho cuộc họp gần đây trên Google Meet. Bây giờ, Linh sẽ kéo và thả file này vào khung. Nhìn xuống bên dưới, bạn sẽ chọn các cài đặt mình muốn.
(1) Thứ nhất là ngôn ngữ của file âm thanh bạn tải lên. Tệp của Linh bằng tiếng Anh nên Linh sẽ chọn ngôn ngữ âm thanh ở đây là tiếng Anh. Công cụ này hỗ trợ khá nhiều ngôn ngữ để các bạn lựa chọn ha. Bao gồm cả tiếng Việt. Các bạn có thể thấy, tiếng Việt thuộc nhóm “More High Accuracy Languages”, nghĩa là độ chính xác cũng khá cao.
(2) Tiếp theo, bạn sẽ chọn chế độ chuyển đổi. Linh sẽ chọn “cá voi" với độ chính xác cao nhất.
(3) Ở bên dưới còn có một vài thiết lập khác. Ví dụ như:
(a) Nhận dạng các giọng nói khác nhau,
(b) Phiên dịch thẳng sang tiếng Anh,
(c) Khôi phục âm thanh nếu bản ghi âm của bạn chất lượng âm thanh không tốt lắm.
Sau khi chọn xong thì bạn nhấn vào nút “Transcribe”.
Lúc này hệ thống sẽ trở về giao diện chính. Chờ hệ thống chạy xong, chúng ta sẽ nhấp vào file vừa tạo. Vì chúng ta sẽ dùng văn bản này để xử lý với ChatGPT hoặc Gemini nên bạn cần bỏ chọn hiển thị thời gian.
Độ chính xác của bản chuyển đổi khá cao, nhưng Linh vẫn khuyến khích các bạn đọc lại văn bản này một lượt. Các bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp trên giao diện TurboScribe. Cách này khá tiện vì mỗi khi bạn nhấp vào câu nói nào, bạn cũng sẽ nghe được đoạn âm thanh tương ứng.
Cuối cùng, Linh đã có được một văn bản hoàn chỉnh từ file âm thanh ban đầu. Tiếp theo, Linh sẽ xuất file này ra định dạng PDF hoặc văn bản Word DOCX. Cho tới lúc này, các công cụ AI đang làm những việc cơ bản. Tất cả những gì nó đang làm là giúp bạn tiết kiệm thời gian.
Ở bước tiếp theo, AI sẽ giúp bạn tạo ấn tượng trong công việc. Với sự giúp đỡ của ChatGPT hoặc Gemini, các ghi chú của bạn sẽ được sắp xếp và tóm tắt theo cách giúp việc đọc và hiểu trở nên dễ dàng hơn. Từ đó, tiết kiệm thời gian cho mọi người khi họ đọc ghi chú của bạn. Và như chúng ta đã biết, điều mà tất cả các nhà quản lý, lãnh đạo cấp cao đều cần đó là có thêm thời gian. Vì vậy, nếu bạn có thể tiết kiệm thời gian cho họ thì họ sẽ ghi nhớ những nỗ lực của bạn!
[VIDEO FULL]
BƯỚC 3: CẤU TRÚC BẢN GHI CHÚ
Chúng ta sẽ bước vào bước 3, dùng ChatGPT hoặc Gemini để chuyển đổi văn bản thành 1 bản ghi chép cuộc họp đầy đủ thông tin. Nghĩa là chúng ta sẽ dùng các câu lệnh để yêu cầu ChatGPT hay Gemini tổng hợp thông tin theo cấu trúc một bản ghi chép cuộc họp cho mình. Trong bài viết này, Linh sẽ hướng dẫn các bạn thực hiện trên ChatGPT.
Vậy theo bạn, thế nào là một bản ghi chép cuộc họp đầy đủ thông tin? Câu trả lời là tuỳ theo nhu cầu của bạn. Linh muốn nhấn mạnh rằng: việc áp dụng quy trình tự động hoá chỉ để giúp việc ghi chép trong cuộc họp của bạn trở nên dễ dàng hơn. Còn cấu trúc của thông tin nhận được phần lớn sẽ không thay đổi.
Các bạn có thể thấy, đây là cấu trúc một bản ghi chép mà Linh thường sử dụng. Bản ghi chép của bạn cần có các mục sau:
(1) Mục Thông tin, bao gồm:
(a) Tên cuộc họp và mục tiêu của cuộc họp này là gì?
(b) Ai và khi nào? Cuộc họp này có những ai tham gia và diễn ra khi nào.
(c) Các chủ đề nào sẽ được thảo luận trong cuộc họp? Hay nói ngắn gọn là Agenda Outline. Thông thường người tổ chức sẽ cần gửi thông tin này trước cho các bên tham gia.
(2) Mục Hành động, bao gồm:
(a) Tóm tắt thông tin của buổi họp để bạn có thể xem nhanh.
(b) Các quyết định nào đã được đưa ra, lý do đằng sau quyết định đó là gì.
(c) Các bước tiếp theo sau buổi họp. Phần này sẽ gồm người thực hiện, nội dung công việc, và thời hạn hay deadline để hoàn thành công việc.
(d) Đường dẫn tới các file liên quan, ví dụ như slide thuyết trình, file báo cáo, file ghi âm buổi họp, file văn bản từ TurboScribe ở trên. Tốt nhất là các bạn nên gom các thông tin này vào 1 thư mục hay Folder trên Google Drive, Dropbox và chèn link vào.
Đó là 7 yếu tố cơ bản của một bản ghi chép cuộc họp. Từ các yếu tố này, Linh đã cấu trúc thành một câu lệnh để ChatGPT tạo bảng ghi chép cuộc họp từ file âm thanh của bạn. Câu lệnh này sẽ có 2 phần. (1) Phần đầu sẽ là câu lệnh. (2) Phần hai là cấu trúc của nội dung muốn thể hiện ra.
Cụ thể ở đây Linh yêu cầu ChatGPT tạo một bản ghi chép cuộc họp, dưới dạng bảng, theo cấu trúc cho sẵn bên dưới. Trong đó sẽ nhấn mạnh các thông tin thực tế, vấn đề, và các câu hỏi có trong cuộc họp. Cấu trúc cho sẵn sẽ là 7 yếu tố cơ bản của một bản ghi chép cuộc họp mà chúng ta đã định nghĩa ở trên.
Đây là câu lệnh hoàn chỉnh mà Linh đã sử dụng:
Nhấp vào xem Câu lệnh (prompt) mẫu
“From the file below, create a meeting note IN TABLE with the following structure. Especially, highlight: facts, problems, questions
MEETING NAME
A- INFORMATION
1- Date
2- Attendance
3- Agenda Outline
B- ACTION
4- Goal
5- Summary
6- List of Decision Made
7- List of Action Items (Who, Task, Deadline)”
==
Linh dùng “From the file below", nghĩa là yêu cầu ChatGPT lấy nội dung cuộc họp từ file mà Linh tải lên. Đó là file PDF hay file DOCX mà chúng ta đã tải về từ TurboScribe. Tính năng này hiện chỉ có ở ChatGPT 4, bản trả phí.
Còn nếu các bạn dùng bạn ChatGPT 3.5 bản miễn phí, thì bạn cứ đổi “From the file below" thành “From the content below", sau đó bạn vào TurboScribe, sao chép toàn bộ nội dung văn bản và dán vào bên dưới câu lệnh. Nhược điểm của cách làm này là câu lệnh khá dài. Giả sử nội dung cuộc họp của bạn có vài chục ngàn chữ thì rất khó để thao tác.
Và đây là kết quả mà ChatGPT trả về cho Linh:
Các bạn thấy kết quả này thế nào? Rất cấu trúc và dễ đọc đúng không. Phần định dạng ở mục 5 và 6 chưa đẹp lắm, nhưng chúng ta có thể chỉnh sửa khi chuyển qua Google Docs để lưu trữ.
Nội dung cuộc họp của Linh ở trên khá đơn giản. Sau khi đọc bản này rồi, các bạn có thể tiếp tục hỏi sâu hơn nội dung cuộc họp với ChatGPT. ChatGPT lúc này sẽ như một người thư ký (cười). Bạn ấy đã nắm rõ nội dung rồi, chúng ta có thể hỏi bất cứ điều gì trong phạm vi cuộc họp. Ví dụ: Liệt kê một vài thông tin thực tế hay facts trong cuộc họp, liệt kê công việc tiếp theo của bạn, của một người khác bất kỳ được đề cập trong cuộc họp. Nói chung khá là nhiều thông tin mà bạn có thể yêu cầu ChatGPT trả lời cho mình.
Sau khi có bảng ghi chép cuộc họp ở trên rồi, Linh sẽ sao chép và dán nó vào Google Docs cá nhân của mình, hoặc có thể gửi email cho các bên liên quan. Các bạn nên có một file Google Docs riêng của mình, để tổng hợp các bản ghi chép cuộc họp. Hai thông tin mà bạn có thể tự bổ sung vào là (1) các chủ đề nào sẽ được thảo luận trong cuộc họp (hay Agenda Outline) nếu bạn đã có sẵn và (2) đường dẫn tới thư mục chứa các file liên quan.
Lưu ý, “ChatGPT can make mistakes. Consider checking important information.” Điều này nghĩa là ChatGPT có thể đưa thông tin sai. Với tư cách là một người tham gia cuộc họp, bạn cần kiểm tra các thông tin mà ChatGPT đưa ra ở bản ghi chép ở trên, chỉnh sửa và bổ sung các nội dung cần thiết. Cụ thể các nội dung bạn cần thêm vào là gì, Linh sẽ chia sẻ trong phần tiếp theo nha.
3. VẬY BẠN CÓ CẦN GHI CHÉP GÌ TRONG CUỘC HỌP KHÔNG?
Như vậy là chúng ta đã hoàn tất quy trình tự động hoá việc ghi chép trong cuộc họp với 3 bước rất chi tiết. Đó là:
- Bước 1: Ghi âm nội dung buổi họp. - Bước 2: Chuyển đổi nội dung âm thanh thành văn bản với công cụ TurboScribe. - Bước 3: Lập câu lệnh cho ChatGPT.
Nếu máy móc đã làm việc hết rồi thì bạn có cần ghi chép gì trong cuộc họp nữa không? Câu trả lời là: Không cần ghi chép chi tiết nhưng bạn sẽ cần ghi xuống một vài thông tin sau:
(1) Các câu hỏi. Phần này sẽ ghi lại tất cả các câu hỏi bạn thắc mắc trong suốt buổi họp, hoặc các câu hỏi hay bạn nghe được. Hãy chắc chắn rằng mọi câu hỏi đều được giải đáp khi buổi họp kết thúc.
(2) Những ý tưởng hay thông tin thú vị trong cuộc họp. Nếu quan tâm, bạn có thể tự nghiên cứu, hay trao đổi thêm về các chủ đề này với những người khác.
Đây là những thông tin mà bạn sẽ tiếp tục điền vào ở file Google Docs mà Linh đã đề cập ở trên. Và đó cũng là điểm mạnh sáng tạo của bạn hơn so với AI.
LỜI KẾT
Quy trình trên có thể khá dài, vì Linh đã giải thích rất chi tiết các bước. Nhưng nếu làm quen, bạn sẽ thấy rất đơn giản, chỉ mất vài phút để thực hiện. Linh khuyến khích các bạn làm thử và chú ý 3 yếu tố sau:
(1) Thực hiện song song cả việc ghi chép thủ công và dùng công cụ AI trong những lần đầu: Cho một, hai lần đầu tiên, các bạn nên thực hiện song song cả việc ghi chép thủ công và dùng công cụ AI. Mục tiêu là các bạn (1) biết được những thông tin mình thật sự cần là gì, (2) so sánh kết quả của 2 bản ghi chép, sau đó (3) điều chỉnh lại câu lệnh cho phù hợp với nhu cầu của bạn. Sau một vài cuộc họp, nếu thấy quy trình hiệu quả rồi thì bạn mới chuyển qua sử dụng AI hoàn toàn.
(2) Hãy kiểm tra file âm thanh mà bạn ghi âm: Điều này vô cùng quan trọng. Nếu không có file âm thanh này thì các bước sau không thể thực hiện được. Ngoài ghi âm trên điện thoại thì bạn cũng nên ghi âm trên máy tính. Hoặc nhờ một đồng nghiệp khác trong cuộc họp ghi âm cùng bạn. Mục tiêu là nếu một file âm thanh bị lỗi, bạn sẽ có một file khác thay thế.
(3) Gửi email cho những thành viên liên quan trong 12 giờ: Bây giờ bạn có các ghi chép đã được điều chỉnh và định dạng, hãy đảm bảo gửi nó trong vòng 24 giờ sau cuộc họp. Nếu bạn có thể gửi email đi trong vòng 12 giờ thì càng tốt. Việc soạn email này cũng dễ dàng vì có AI giúp chúng ta rồi đúng không? 😀
Linh đã dành khá nhiều thời gian để nghiên cứu và thử nghiệm quy trình này. Linh mong những thông tin Linh chia sẻ sẽ thật sự giúp ích cho công việc và sự nghiệp của các bạn.
Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.
Nếu một cái cây đổ xuống trong rừng, nhưng không có ai ở gần đó để nghe, liệu nó có gây ra tiếng động nào không?
Cũng như vậy, nếu một cuộc họp diễn ra, nhưng không ai nhớ nội dung của cuộc họp đó, thì cuộc họp đó có từng diễn ra hay chưa?
Theo nghiên cứu của trang Fellow, trung bình một bạn nhân viên sẽ dành 7 giờ mỗi tuần để tham gia các cuộc họp. Khi bạn lên đến chức quản lý, thời gian họp hành sẽ nhiều gấp đôi, gần 15 giờ mỗi tuần. Thậm chí một vài báo cáo Linh đọc được còn cho thấy, các nhà quản lý dành một nửa thời gian làm việc của họ trong phòng họp.
Nhìn chung, nếu một công việc chiếm phần lớn thời gian của bạn, nghĩa là bạn luôn muốn công việc đó phải hiệu quả. Giống như Linh, khi Linh làm đến vị trí quản lý cấp cao rồi, phần lớn thời gian của Linh là tham gia các cuộc họp. Khi nhắc về tự động hoá công việc, đây là phần việc mà Linh muốn làm đầu tiên.
1. ĐƯỜNG CONG LÃNG QUÊN - VÌ SAO BẠN CẦN GHI CHÚ CUỘC HỌP?
Trước khi chúng ta tìm hiểu về cách thức chi tiết, các bạn hãy dừng lại một chút và suy nghĩ: Vì sao bạn phải ghi chép trong cuộc họp?
Bởi vì chúng ta sẽ nhớ được rất ít thông tin sau mỗi buổi họp. Điều này không chỉ xảy ra với bạn, mà với tất cả mọi người. Trí nhớ có thể làm bạn thất vọng, nhưng những ghi chép thì không.
Điều này được thể hiện bằng Đường cong lãng quên Ebbinghaus. Theo nhà tâm lý học này, khi tiếp cận một thông tin mới, chúng ta có xu hướng quên đi thông tin đó nếu không tiếp tục sử dụng hoặc nhắc lại.
Đường cong lãng quên cho thấy, 24 giờ sau buổi họp, bạn sẽ quên 40% thông tin. Sau 48 giờ, bạn sẽ quên 60% thông tin. Càng nhiều ngày trôi qua, bạn sẽ càng quên nhiều hơn. Nghĩa là nếu thứ sáu bạn tham gia buổi họp, thì tới đầu tuần sau là bạn gần như quên hết tất cả nội dung rồi.
Nguồn hình: eLearning Industry
Nghe có vẻ tệ đúng không? Nhưng nó có thực sự tệ như vậy không? Một ngày bạn tham gia bao nhiêu cuộc họp, tiếp nhận bao nhiêu thông tin? Và nếu thông tin nào bạn cũng cần phải nhớ thì sẽ không có không gian cho việc sáng tạo nữa.
Vậy nên với các buổi họp, bạn chỉ cần nhớ 2 điều: 1) những việc mà bạn cần làm, và 2) cấu trúc chung của thông tin. Muốn được như vậy, bạn cần đảm bảo rằng ghi chú của bạn được viết theo cấu trúc. Để khi cần xem lại, bạn có thể mở ra và nắm bắt thông tin một cách dễ dàng. Đây là một phần rất quan trọng để đạt được buổi họp hiệu quả.
Việc chia sẻ những gì được ghi chép trong cuộc họp cũng giúp đảm bảo tất cả người tham gia đều có một sự hiểu biết chung về những điều đã được thảo luận, và biết mình phải làm gì tiếp theo.
2. 3 BƯỚC ĐỂ TỰ ĐỘNG HÓA VIỆC GHI CHÚ CUỘC HỌP?
Bản ghi chép cuộc họp của bạn có 2 điều kiện cần thoả mãn:
(1) Một là bản ghi chép phải có đầy đủ thông tin và dễ tra cứu. Nếu nhìn vào bản ghi chú mà bạn không nhớ được các nội dung chính, không biết mình phải làm gì tiếp theo, thì bản ghi đó không có tác dụng. (2) Hai là việc thực hiện không mất nhiều công sức. Nếu bạn phải mất quá nhiều thời gian và công sức cho việc tự động hóa, bạn sẽ không có động lực để duy trì.
Như vậy, mục tiêu của chúng ta sẽ là tự động hóa việc ghi chép trong buổi họp để bạn không mất thời gian trực tiếp ghi chép, mà vẫn có đầy đủ thông tin để xem lại khi cần.
Để tự động hoá quy trình này, Linh sẽ thực hiện 3 bước:
BƯỚC 1: GHI ÂM
Đầu tiên là bước 1, ghi âm nội dung cuộc họp. Thông thường, có 2 hình thức họp, một là gặp mặt trực tiếp, hai là họp trực tuyến qua các ứng dụng như Google Meet, Microsoft Teams, Skype hay Zoom.
Với các cuộc gặp trực tiếp, việc ghi âm khá đơn giản. Bạn chỉ cần lấy điện thoại ra và ghi âm nội dung cuộc họp. Linh thấy điện thoại nào cũng có sẵn tính năng ghi âm này.Chỉ có một lưu ý ở đây là bạn cần thông báo cho mọi người về việc ghi âm buổi họp của mình. Bởi vì mỗi tổ chức sẽ có quy định riêng cho việc này nhằm mục đích bảo mật. Với hình thức họp trực tuyến qua các ứng dụng như Google Meet, Microsoft Teams, Skype hay Zoom thì việc ghi lại cuộc họp cũng được ứng dụng hỗ trợ rất tốt. Ở đây, Linh sẽ trình bày cách ghi lại cuộc họp thông qua ứng dụng Google Meet.
Trước khi bước vào phần cách làm, Linh muốn lưu ý với các bạn 3 điều:
(1) Thứ nhất, tính năng ghi lại cuộc họp sẽ không áp dụng cho các tài khoản Google cá nhân miễn phí. Để có thể ghi lại cuộc họp trên Google Meet, bạn phải là người tổ chức cuộc họp hoặc làm việc cùng công ty với người tổ chức cuộc họp. Nếu ở khác công ty, bạn phải được trao quyền là người đồng tổ chức hay còn gọi là co-host của cuộc họp. (2) Thứ hai, tính năng này chỉ dùng được trên máy tính. Nếu bạn sử dụng điện thoại thì cũng không ghi lại được.
(3) Thứ ba, thời gian tối đa để ghi lại một cuộc họp qua Google Meet là 8 giờ. Sau đó, quá trình ghi lại sẽ tự động dừng.
Đây là bảng so sánh với Microsoft Teams và Zoom về 3 lưu ý trên. Nhìn chung thì Microsoft Teams và Zoom hỗ trợ tốt hơn với các tài khoản miễn phí. Hai nền tảng này cũng cho phép ghi hình trên cả thiết bị di động và máy tính. Các bạn hãy tra cứu Google chi tiết hơn thông tin về nền tảng mình đang sử dụng nhé.
Linh thường sử dụng Google Meet. Giờ Linh sẽ hướng dẫn cho bạn cách ghi âm thực tế trên Google Meet.
(1) Bạn cần truy cập vào meet.google.com để bắt đầu hoặc tham gia cuộc họp của mình. (2) Khi đã ở trong một cuộc họp rồi, bạn hãy nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm, chọn Ghi lại cuộc họp. Hoặc ở góc dưới bên phải, nhấp vào Hoạt động. (3) Rồi bạn chọn tiếp Bắt đầu ghi. Chọn Bắt đầu. Như các bạn có thể thấy, khi quá trình ghi lại bắt đầu, tất cả người tham gia sẽ thấy thông báo ghi ở góc trên bên trái màn hình của họ. (4) Khi bạn đã sẵn sàng dừng ghi, bạn có thể cần mở lại bảng Hoạt động, bấm vào Ghi lại, rồi chọn Dừng ghi. Sau đó bản ghi sẽ được lưu vào Google Drive của bạn. (5) Để xem lại bản ghi, bạn chỉ cần mở hộp thư trong Gmail > Chọn thư bạn nhận được từ Google Meet > Chọn Mở trong Drive để xem và tải về bản ghi cuộc họp.
Cách thức ghi âm trên những nền tảng khác cũng có quy trình tương tự. Nếu chưa biết, bạn có thể vào Google hoặc Youtube gõ: [Ghi hình cuộc họp trên + tên ứng dụng bạn đang dùng để tổ chức cuộc họp]. Ví dụ: [ghi hình cuộc họp trên Zoom], hay [ghi hình cuộc họp trên Skype].
Nếu bạn dùng tiếng Anh tốt, bạn có thể tìm kiếm video với ngôn ngữ tiếng Anh, hướng dẫn sẽ nhiều và đầy đủ hơn. Lúc này bạn cần tìm kiếm [record function on Zoom], [record function on Microsoft Teams], hay [record function on Skype].
BƯỚC 2: CHUYỂN FILE ÂM THANH SANG FILE VĂN BẢN
Vậy là chúng ta đã đi được một phần ba chặng đường. Bạn đã có bản ghi âm thanh cho các cuộc họp trực tiếp hoặc bản ghi lại gồm cả hình ảnh và âm thanh cho các cuộc họp trực tuyến.
Tiếp theo, Linh sẽ hướng dẫn các bạn chuyển đổi các file âm thanh này thành văn bản. Công cụ mà Linh sẽ dùng là TurboScribe AI. Sau khi thử một vài công cụ chuyển đổi khác thì Linh thấy TurboScribe AI chuyển đổi khá chính xác, bao gồm cả chuyển đổi ngôn ngữ tiếng Việt. Công cụ này có giao diện dễ sử dụng, và quan trọng là hoàn toàn miễn phí. Bạn có thể chuyển đổi tối đa 3 file âm thanh mỗi ngày. Mỗi file có thể dài tối đa 30 phút. Nếu bạn cần chuyển đổi nhiều file hơn, với thời lượng dài hơn thì bạn có thể mua các gói dịch vụ của họ.
Trước tiên, các bạn sẽ truy cập vào trang https://turboscribe.ai/. Linh cũng để liên kết này ở phần bình luận và mô tả. Ngay giữa màn hình, bạn sẽ thấy có nút “Start Transcribing for Free”. Công cụ này của nước ngoài nên giao diện trang web sẽ bằng tiếng Anh. Các bạn có thể dùng tiện ích mở rộng Google Translate để dịch cả trang web sang tiếng Việt như thế này. Với Linh thì Linh sẽ dùng giao diện tiếng Anh. Sau đó các bạn sẽ đăng ký như thông thường.
Sau khi đăng nhập xong, bạn sẽ đến giao diện chính. Bạn chỉ cần kéo và thả file âm thanh trực tiếp vào TurboScribe hoặc nhấp vào nút “Transcribe your first file”.
Thao tác này sẽ mở ra một hộp thoại để bạn thao tác. Công cụ này hỗ trợ cho khá nhiều định dạng âm thanh và video. Ngoài việc tải các file từ máy tính của bạn, ở góc trên bên phải, bạn có thể nhấp vào biểu tượng liên kết để tải âm thanh và video từ các nền tảng trực tuyến khác. Điều bạn cần lưu ý là các liên kết này phải được truy cập công khai cho tất cả mọi người.
Linh đã có sẵn 1 file ghi âm cho cuộc họp gần đây trên Google Meet. Bây giờ, Linh sẽ kéo và thả file này vào khung. Nhìn xuống bên dưới, bạn sẽ chọn các cài đặt mình muốn.
(1) Thứ nhất là ngôn ngữ của file âm thanh bạn tải lên. Tệp của Linh bằng tiếng Anh nên Linh sẽ chọn ngôn ngữ âm thanh ở đây là tiếng Anh. Công cụ này hỗ trợ khá nhiều ngôn ngữ để các bạn lựa chọn ha. Bao gồm cả tiếng Việt. Các bạn có thể thấy, tiếng Việt thuộc nhóm “More High Accuracy Languages”, nghĩa là độ chính xác cũng khá cao.
(2) Tiếp theo, bạn sẽ chọn chế độ chuyển đổi. Linh sẽ chọn “cá voi" với độ chính xác cao nhất.
(3) Ở bên dưới còn có một vài thiết lập khác. Ví dụ như:
(a) Nhận dạng các giọng nói khác nhau,
(b) Phiên dịch thẳng sang tiếng Anh,
(c) Khôi phục âm thanh nếu bản ghi âm của bạn chất lượng âm thanh không tốt lắm.
Sau khi chọn xong thì bạn nhấn vào nút “Transcribe”.
Lúc này hệ thống sẽ trở về giao diện chính. Chờ hệ thống chạy xong, chúng ta sẽ nhấp vào file vừa tạo. Vì chúng ta sẽ dùng văn bản này để xử lý với ChatGPT hoặc Gemini nên bạn cần bỏ chọn hiển thị thời gian.
Độ chính xác của bản chuyển đổi khá cao, nhưng Linh vẫn khuyến khích các bạn đọc lại văn bản này một lượt. Các bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp trên giao diện TurboScribe. Cách này khá tiện vì mỗi khi bạn nhấp vào câu nói nào, bạn cũng sẽ nghe được đoạn âm thanh tương ứng.
Cuối cùng, Linh đã có được một văn bản hoàn chỉnh từ file âm thanh ban đầu. Tiếp theo, Linh sẽ xuất file này ra định dạng PDF hoặc văn bản Word DOCX. Cho tới lúc này, các công cụ AI đang làm những việc cơ bản. Tất cả những gì nó đang làm là giúp bạn tiết kiệm thời gian.
Ở bước tiếp theo, AI sẽ giúp bạn tạo ấn tượng trong công việc. Với sự giúp đỡ của ChatGPT hoặc Gemini, các ghi chú của bạn sẽ được sắp xếp và tóm tắt theo cách giúp việc đọc và hiểu trở nên dễ dàng hơn. Từ đó, tiết kiệm thời gian cho mọi người khi họ đọc ghi chú của bạn. Và như chúng ta đã biết, điều mà tất cả các nhà quản lý, lãnh đạo cấp cao đều cần đó là có thêm thời gian. Vì vậy, nếu bạn có thể tiết kiệm thời gian cho họ thì họ sẽ ghi nhớ những nỗ lực của bạn!
BƯỚC 3: CẤU TRÚC BẢN GHI CHÚ
Chúng ta sẽ bước vào bước 3, dùng ChatGPT hoặc Gemini để chuyển đổi văn bản thành 1 bản ghi chép cuộc họp đầy đủ thông tin. Nghĩa là chúng ta sẽ dùng các câu lệnh để yêu cầu ChatGPT hay Gemini tổng hợp thông tin theo cấu trúc một bản ghi chép cuộc họp cho mình. Trong bài viết này, Linh sẽ hướng dẫn các bạn thực hiện trên ChatGPT.
Vậy theo bạn, thế nào là một bản ghi chép cuộc họp đầy đủ thông tin? Câu trả lời là tuỳ theo nhu cầu của bạn. Linh muốn nhấn mạnh rằng: việc áp dụng quy trình tự động hoá chỉ để giúp việc ghi chép trong cuộc họp của bạn trở nên dễ dàng hơn. Còn cấu trúc của thông tin nhận được phần lớn sẽ không thay đổi.
Các bạn có thể thấy, đây là cấu trúc một bản ghi chép mà Linh thường sử dụng. Bản ghi chép của bạn cần có các mục sau:
(1) Mục Thông tin, bao gồm:
(a) Tên cuộc họp và mục tiêu của cuộc họp này là gì?
(b) Ai và khi nào? Cuộc họp này có những ai tham gia và diễn ra khi nào.
(c) Các chủ đề nào sẽ được thảo luận trong cuộc họp? Hay nói ngắn gọn là Agenda Outline. Thông thường người tổ chức sẽ cần gửi thông tin này trước cho các bên tham gia.
(2) Mục Hành động, bao gồm:
(a) Tóm tắt thông tin của buổi họp để bạn có thể xem nhanh.
(b) Các quyết định nào đã được đưa ra, lý do đằng sau quyết định đó là gì.
(c) Các bước tiếp theo sau buổi họp. Phần này sẽ gồm người thực hiện, nội dung công việc, và thời hạn hay deadline để hoàn thành công việc.
(d) Đường dẫn tới các file liên quan, ví dụ như slide thuyết trình, file báo cáo, file ghi âm buổi họp, file văn bản từ TurboScribe ở trên. Tốt nhất là các bạn nên gom các thông tin này vào 1 thư mục hay Folder trên Google Drive, Dropbox và chèn link vào.
Đó là 7 yếu tố cơ bản của một bản ghi chép cuộc họp. Từ các yếu tố này, Linh đã cấu trúc thành một câu lệnh để ChatGPT tạo bảng ghi chép cuộc họp từ file âm thanh của bạn. Câu lệnh này sẽ có 2 phần. (1) Phần đầu sẽ là câu lệnh. (2) Phần hai là cấu trúc của nội dung muốn thể hiện ra.
Cụ thể ở đây Linh yêu cầu ChatGPT tạo một bản ghi chép cuộc họp, dưới dạng bảng, theo cấu trúc cho sẵn bên dưới. Trong đó sẽ nhấn mạnh các thông tin thực tế, vấn đề, và các câu hỏi có trong cuộc họp. Cấu trúc cho sẵn sẽ là 7 yếu tố cơ bản của một bản ghi chép cuộc họp mà chúng ta đã định nghĩa ở trên.
Đây là câu lệnh hoàn chỉnh mà Linh đã sử dụng:
Nhấp vào xem Câu lệnh (prompt) mẫu
“From the file below, create a meeting note IN TABLE with the following structure. Especially, highlight: facts, problems, questions
MEETING NAME
A- INFORMATION
1- Date
2- Attendance
3- Agenda Outline
B- ACTION
4- Goal
5- Summary
6- List of Decision Made
7- List of Action Items (Who, Task, Deadline)”
==
Linh dùng From the file below, nghĩa là yêu cầu ChatGPT lấy nội dung cuộc họp từ file mà Linh tải lên. Đó là file PDF hay file DOCX mà chúng ta đã tải về từ TurboScribe. Tính năng này hiện chỉ có ở ChatGPT 4, bản trả phí.
Còn nếu các bạn dùng bạn ChatGPT 3.5 bản miễn phí, thì bạn cứ đổi From the file below thành From the content below, sau đó bạn vào TurboScribe, sao chép toàn bộ nội dung văn bản và dán vào bên dưới câu lệnh. Nhược điểm của cách làm này là câu lệnh khá dài. Giả sử nội dung cuộc họp của bạn có vài chục ngàn chữ thì rất khó để thao tác.
Và đây là kết quả mà ChatGPT trả về cho Linh:
Các bạn thấy kết quả này thế nào? Rất cấu trúc và dễ đọc đúng không. Phần định dạng ở mục 5 và 6 chưa đẹp lắm, nhưng chúng ta có thể chỉnh sửa khi chuyển qua Google Docs để lưu trữ.
Nội dung cuộc họp của Linh ở trên khá đơn giản. Sau khi đọc bản này rồi, các bạn có thể tiếp tục hỏi sâu hơn nội dung cuộc họp với ChatGPT. ChatGPT lúc này sẽ như một người thư ký (cười). Bạn ấy đã nắm rõ nội dung rồi, chúng ta có thể hỏi bất cứ điều gì trong phạm vi cuộc họp. Ví dụ: Liệt kê một vài thông tin thực tế hay facts trong cuộc họp, liệt kê công việc tiếp theo của bạn, của một người khác bất kỳ được đề cập trong cuộc họp. Nói chung khá là nhiều thông tin mà bạn có thể yêu cầu ChatGPT trả lời cho mình.
Sau khi có bảng ghi chép cuộc họp ở trên rồi, Linh sẽ sao chép và dán nó vào Google Docs cá nhân của mình, hoặc có thể gửi email cho các bên liên quan. Các bạn nên có một file Google Docs riêng của mình, để tổng hợp các bản ghi chép cuộc họp. Hai thông tin mà bạn có thể tự bổ sung vào là (1) các chủ đề nào sẽ được thảo luận trong cuộc họp (hay Agenda Outline) nếu bạn đã có sẵn và (2) đường dẫn tới thư mục chứa các file liên quan.
Lưu ý, ChatGPT can make mistakes. Consider checking important information. Điều này nghĩa là ChatGPT có thể đưa thông tin sai. Với tư cách là một người tham gia cuộc họp, bạn cần kiểm tra các thông tin mà ChatGPT đưa ra ở bản ghi chép ở trên, chỉnh sửa và bổ sung các nội dung cần thiết. Cụ thể các nội dung bạn cần thêm vào là gì, Linh sẽ chia sẻ trong phần tiếp theo nha.
3. VẬY BẠN CÓ CẦN GHI CHÉP GÌ TRONG CUỘC HỌP KHÔNG?
Nếu máy móc đã làm việc hết rồi thì bạn có cần ghi chép gì trong cuộc họp nữa không? Câu trả lời là: Không cần ghi chép chi tiết nhưng bạn sẽ cần ghi xuống một vài thông tin sau:
(1) Các câu hỏi. Phần này sẽ ghi lại tất cả các câu hỏi bạn thắc mắc trong suốt buổi họp, hoặc các câu hỏi hay bạn nghe được. Hãy chắc chắn rằng mọi câu hỏi đều được giải đáp khi buổi họp kết thúc.
(2) Những ý tưởng hay thông tin thú vị trong cuộc họp. Nếu quan tâm, bạn có thể tự nghiên cứu, hay trao đổi thêm về các chủ đề này với những người khác.
Đây là những thông tin mà bạn sẽ tiếp tục điền vào ở file Google Docs mà Linh đã đề cập ở trên. Và đó cũng là điểm mạnh sáng tạo của bạn hơn so với AI.
LỜI KẾT
Quy trình trên có thể khá dài, vì Linh đã giải thích rất chi tiết các bước. Nhưng nếu làm quen, bạn sẽ thấy rất đơn giản, chỉ mất vài phút để thực hiện. Linh khuyến khích các bạn làm thử và chú ý 3 yếu tố sau:
(1) Thực hiện song song cả việc ghi chép thủ công và dùng công cụ AI trong những lần đầu: Cho một, hai lần đầu tiên, các bạn nên thực hiện song song cả việc ghi chép thủ công và dùng công cụ AI. Mục tiêu là các bạn (1) biết được những thông tin mình thật sự cần là gì, (2) so sánh kết quả của 2 bản ghi chép, sau đó (3) điều chỉnh lại câu lệnh cho phù hợp với nhu cầu của bạn. Sau một vài cuộc họp, nếu thấy quy trình hiệu quả rồi thì bạn mới chuyển qua sử dụng AI hoàn toàn.
(2) Hãy kiểm tra file âm thanh mà bạn ghi âm: Điều này vô cùng quan trọng. Nếu không có file âm thanh này thì các bước sau không thể thực hiện được. Ngoài ghi âm trên điện thoại thì bạn cũng nên ghi âm trên máy tính. Hoặc nhờ một đồng nghiệp khác trong cuộc họp ghi âm cùng bạn. Mục tiêu là nếu một file âm thanh bị lỗi, bạn sẽ có một file khác thay thế.
(3) Gửi email cho những thành viên liên quan trong 12 giờ: Bây giờ bạn có các ghi chép đã được điều chỉnh và định dạng, hãy đảm bảo gửi nó trong vòng 24 giờ sau cuộc họp. Nếu bạn có thể gửi email đi trong vòng 12 giờ thì càng tốt. Việc soạn email này cũng dễ dàng vì có AI giúp chúng ta rồi đúng không? 😀
Linh đã dành khá nhiều thời gian để nghiên cứu và thử nghiệm quy trình này. Linh mong những thông tin Linh chia sẻ sẽ thật sự giúp ích cho công việc và sự nghiệp của các bạn.
Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.
