2 Bộ Quy Tắc Giao Tiếp Của Người Giỏi (Ai Cũng Học Được)
Khi dọn dẹp nhà cửa, nếu thấy món nào dọn món đó, bạn sẽ sớm choáng ngợp trong núi đồ của mình. Tương tự như vậy, khi sắp xếp công việc, nếu bạn nhớ ra việc nào làm việc nấy, chắc chắn bạn sẽ sớm bỏ cuộc với hộp email đầy ắp, đống báo cáo xếp chồng, và danh sách công việc dày đặc.
Để trở thành một người làm việc hiệu suất cao, hãy đơn giản hoá ngày làm việc của bạn với 2 bộ quy tắc giao tiếp sau. Linh tin rằng, khi loại bỏ những những yếu tố không cần thiết, bạn sẽ có năng lượng và thời gian để tập trung hơn vào những thông điệp cốt lõi, mang đến giá trị cao cho sự nghiệp của mình.
BỘ QUY TẮC SỐ 1: ĐÀO SÂU THÔNG TIN NHƯ ĐÀO VIÊN NGỌC QUÝ
(1) Hãy chọn lọc, thay vì chìm ngập trong thông tin
Thay vì tiếp nhận một cách thụ động và để thông tin chạy từ tai này sang tai khác, bạn hãy chủ động chọn lọc thông tin để tìm ra những điểm chính. Nghiên cứu cho thấy rằng một người trung bình đọc được 230 từ mỗi phút, thật sự hiểu được 50%, và chỉ nhớ 20% những gì đã đọc. Do đó, với các nguồn thông tin mà bạn thường xuyên tiếp xúc như các văn bản, báo cáo, hãy tìm cách tóm tắt hay cơ cấu chúng theo cách mà bạn dễ dàng tiếp nhận thông tin nhất. Linh đã có một video chia sẻ cách tự động cấu trúc bản ghi chú cuộc họp, các bạn có thể xem thêm bên dưới.
(2) Đừng ngại đặt câu hỏi để làm rõ vấn đề
Câu thần chú để Linh vượt qua sự ngại ngùng khi đặt bất kỳ câu hỏi nào là: “Tốt hơn là bạn nên hỏi, và làm kẻ ngốc trong 5 phút. Thay bằng không hỏi, và là kẻ ngốc trong suốt cuộc đời”.
Khi đứng trước một thông tin mới, Linh sẽ tự hỏi:
1. Nội dung chính của thông tin này là gì?
2. Thông tin này có liên hệ với thông tin nào khác mình đã biết không?
3. Điều này ảnh hưởng đến toàn bộ dự án như thế nào?
Những câu hỏi này sẽ giúp bạn tăng thêm hiểu biết và tránh những nhầm lẫn không đáng có. Kiến thức không phải là điều để phô trương, đó là một hành trình mà mọi người bổ sung cho nhau.
(3) Ghi chú những thông tin khiến bạn WOW!
Giữa một rừng thông tin na ná nhau, không dễ để có những khoảnh khắc khiến bạn ngạc nhiên thích thú. Bạn có thể bắt gặp những khoảnh khắc này trong các cuộc họp, buổi nói chuyện, khi xem một video youtube, hay đọc một bài viết. Nếu có một thông tin nhỏ nào khiến bạn thấy mới hay thú vị, hãy ghi chúng vào sổ tay hoặc phần ghi chú trên điện thoại. Những thông tin này sẽ trở thành hộp kho báu thông tin của bạn. Bất cứ khi nào cần đến trong tương lai, bạn có thể xem lại một cách dễ dàng.
BỘ QUY TẮC SỐ 2: GIAO TIẾP RÕ RÀNG VÀ CHÍNH XÁC
(1) Đơn giản hoá từ ngữ
Linh yêu thích khám phá những từ ngữ đẹp nhưng khi diễn đạt với người khác, dù là trong các buổi nói chuyện, trong video, hay các bài viết như thế này, điều Linh ưu tiên là sự đơn giản. Khi giao tiếp, hãy tránh dùng những từ ngữ chuyên môn, từ nước ngoài phức tạp không cần thiết. Mục tiêu của giao tiếp là để truyền tải thông điệp của bạn đến người nghe, không phải là sân khấu phô diễn ngôn từ. Bạn có thể kể chuyện, đưa ra các ví dụ thực tế, hay làm bất cứ điều gì để làm cho ý tưởng của bạn trở nên rõ ràng, gần gũi, và hấp dẫn với người nghe.
(2) Chú trọng sự ngắn gọn
Không ai muốn mất hàng giờ để đọc hiểu email hoặc văn bản trình bày của bạn. Hãy đi thẳng vào vấn đề một cách nhanh chóng và có cấu trúc. Bạn có thể chia các khái niệm phức tạp thành những phần nhỏ. Đánh số đầu dòng. Sử dụng các câu ngắn. Hãy đảm bảo thông điệp của bạn được ghi nhớ dễ dàng bởi từng lớp lang trình bày. Khi bạn diễn đạt quá dài dòng, phần lớn mọi người sẽ mất kiên nhẫn và muốn rời đi. Trong lần giao tiếp tới, hãy thử giải thích một khái niệm quan trọng cho đồng nghiệp chỉ trong ba câu 😀
(3) Rèn luyện kỹ năng giao tiếp “trong thang máy”
Hãy tưởng tượng bạn phải giải thích dự án của mình với cấp trên hoặc đối tác trong vòng 30 giây đi thang máy, bạn sẽ nói gì? Đây là một bài tập không mới nhưng là kỹ năng cực kỳ hữu ích trong các cuộc họp, buổi thuyết trình, và thậm chí trong cả những cuộc trò chuyện thông thường. Nếu chưa biết nói gì, hãy Làm Bạn Với AI, hỏi ChatGPT hay Gemini đều bạn muốn nói, và yêu cầu chúng tóm tắt cho bạn!
Bên cạnh 2 bộ quy tắc trên, hãy học cách lắng nghe và sử dụng ngôn ngữ hình thể để truyền tải thông điệp của bạn tốt hơn. Một lưu ý quan trọng khác là bạn cần chú trọng đến việc mở rộng vốn từ của mình. Trước những ngữ cảnh hay người nghe khác nhau, bạn cần diễn đạt theo những phong cách khác nhau. Để đạt được khả năng giao tiếp linh hoạt như vậy, cách duy nhất là dành thời gian rèn luyện và thực hành.
LỜI KẾT
Mỗi chúng ta đều có 24 giờ mỗi ngày giống nhau. Điều quan trọng là bạn cần tối ưu cách làm việc và tiếp nhận thông tin để tập trung vào những nhiệm vụ mang tính chiến lược, đem lại hiệu quả cao. Nhờ vậy, bạn có thể đơn giản hoá hơn ngày làm việc của mình, đơn giản hoá cách giao tiếp của mình, mà vẫn đảm bảo chất lượng công việc. Như diễn giả nổi tiếng người Mỹ Jim Rohn từng nói: “Đừng nhầm lẫn hoạt động với thành tích. Thật dễ dàng để bị đánh lừa bởi sự bận rộn. Câu hỏi là: Bận làm gì?”
HỌC THÊM
Skills Bridge là công ty đào tạo cung cấp các chương trình phát triển kỹ năng cho các bạn trẻ, doanh nghiệp vừa và nhỏ cùng các công ty đa quốc gia. Linh thành lập công ty với mục tiêu sử dụng 25 năm kinh nghiệm của mình cùng các chuyên gia khác trong nhiều lĩnh vực để hỗ trợ các bạn trẻ thành công trong sự nghiệp.
Để biết thêm chi tiết về các chương trình đào tạo và phát triển đa dạng hiện có của Skills Bridge, hãy truy cập link này.
Viết bởi
Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.
2 Bộ Quy Tắc Giao Tiếp Của Người Giỏi (Ai Cũng Học Được)
Khi dọn dẹp nhà cửa, nếu thấy món nào dọn món đó, bạn sẽ sớm choáng ngợp trong núi đồ của mình. Tương tự như vậy, khi sắp xếp công việc, nếu bạn nhớ ra việc nào làm việc nấy, chắc chắn bạn sẽ sớm bỏ cuộc với hộp email đầy ắp, đống báo cáo xếp chồng, và danh sách công việc dày đặc.
Để trở thành một người làm việc hiệu suất cao, hãy đơn giản hoá ngày làm việc của bạn với 2 bộ quy tắc giao tiếp sau. Linh tin rằng, khi loại bỏ những những yếu tố không cần thiết, bạn sẽ có năng lượng và thời gian để tập trung hơn vào những thông điệp cốt lõi, mang đến giá trị cao cho sự nghiệp của mình.
BỘ QUY TẮC SỐ 1: ĐÀO SÂU THÔNG TIN NHƯ ĐÀO VIÊN NGỌC QUÝ
(1) Hãy chọn lọc, thay vì chìm ngập trong thông tin
Thay vì tiếp nhận một cách thụ động và để thông tin chạy từ tai này sang tai khác, bạn hãy chủ động chọn lọc thông tin để tìm ra những điểm chính. Nghiên cứu cho thấy rằng một người trung bình đọc được 230 từ mỗi phút, thật sự hiểu được 50%, và chỉ nhớ 20% những gì đã đọc. Do đó, với các nguồn thông tin mà bạn thường xuyên tiếp xúc như các văn bản, báo cáo, hãy tìm cách tóm tắt hay cơ cấu chúng theo cách mà bạn dễ dàng tiếp nhận thông tin nhất. Linh đã có một video chia sẻ cách tự động cấu trúc bản ghi chú cuộc họp, các bạn có thể xem thêm bên dưới.
(2) Đừng ngại đặt câu hỏi để làm rõ vấn đề
Câu thần chú để Linh vượt qua sự ngại ngùng khi đặt bất kỳ câu hỏi nào là: “Tốt hơn là bạn nên hỏi, và làm kẻ ngốc trong 5 phút. Thay bằng không hỏi, và là kẻ ngốc trong suốt cuộc đời”.
Khi đứng trước một thông tin mới, Linh sẽ tự hỏi:
1. Nội dung chính của thông tin này là gì?
2. Thông tin này có liên hệ với thông tin nào khác mình đã biết không?
3. Điều này ảnh hưởng đến toàn bộ dự án như thế nào?
Những câu hỏi này sẽ giúp bạn tăng thêm hiểu biết và tránh những nhầm lẫn không đáng có. Kiến thức không phải là điều để phô trương, đó là một hành trình mà mọi người bổ sung cho nhau.
(3) Ghi chú những thông tin khiến bạn WOW!
Giữa một rừng thông tin na ná nhau, không dễ để có những khoảnh khắc khiến bạn ngạc nhiên thích thú. Bạn có thể bắt gặp những khoảnh khắc này trong các cuộc họp, buổi nói chuyện, khi xem một video youtube, hay đọc một bài viết. Nếu có một thông tin nhỏ nào khiến bạn thấy mới hay thú vị, hãy ghi chúng vào sổ tay hoặc phần ghi chú trên điện thoại. Những thông tin này sẽ trở thành hộp kho báu thông tin của bạn. Bất cứ khi nào cần đến trong tương lai, bạn có thể xem lại một cách dễ dàng.
BỘ QUY TẮC SỐ 2: GIAO TIẾP RÕ RÀNG VÀ CHÍNH XÁC
(1) Đơn giản hoá từ ngữ
Linh yêu thích khám phá những từ ngữ đẹp nhưng khi diễn đạt với người khác, dù là trong các buổi nói chuyện, trong video, hay các bài viết như thế này, điều Linh ưu tiên là sự đơn giản. Khi giao tiếp, hãy tránh dùng những từ ngữ chuyên môn, từ nước ngoài phức tạp không cần thiết. Mục tiêu của giao tiếp là để truyền tải thông điệp của bạn đến người nghe, không phải là sân khấu phô diễn ngôn từ. Bạn có thể kể chuyện, đưa ra các ví dụ thực tế, hay làm bất cứ điều gì để làm cho ý tưởng của bạn trở nên rõ ràng, gần gũi, và hấp dẫn với người nghe.
(2) Chú trọng sự ngắn gọn
Không ai muốn mất hàng giờ để đọc hiểu email hoặc văn bản trình bày của bạn. Hãy đi thẳng vào vấn đề một cách nhanh chóng và có cấu trúc. Bạn có thể chia các khái niệm phức tạp thành những phần nhỏ. Đánh số đầu dòng. Sử dụng các câu ngắn. Hãy đảm bảo thông điệp của bạn được ghi nhớ dễ dàng bởi từng lớp lang trình bày. Khi bạn diễn đạt quá dài dòng, phần lớn mọi người sẽ mất kiên nhẫn và muốn rời đi. Trong lần giao tiếp tới, hãy thử giải thích một khái niệm quan trọng cho đồng nghiệp chỉ trong ba câu 😀
(3) Rèn luyện kỹ năng giao tiếp “trong thang máy”
Hãy tưởng tượng bạn phải giải thích dự án của mình với cấp trên hoặc đối tác trong vòng 30 giây đi thang máy, bạn sẽ nói gì? Đây là một bài tập không mới nhưng là kỹ năng cực kỳ hữu ích trong các cuộc họp, buổi thuyết trình, và thậm chí trong cả những cuộc trò chuyện thông thường. Nếu chưa biết nói gì, hãy Làm Bạn Với AI, hỏi ChatGPT hay Gemini đều bạn muốn nói, và yêu cầu chúng tóm tắt cho bạn!
Bên cạnh 2 bộ quy tắc trên, hãy học cách lắng nghe và sử dụng ngôn ngữ hình thể để truyền tải thông điệp của bạn tốt hơn. Một lưu ý quan trọng khác là bạn cần chú trọng đến việc mở rộng vốn từ của mình. Trước những ngữ cảnh hay người nghe khác nhau, bạn cần diễn đạt theo những phong cách khác nhau. Để đạt được khả năng giao tiếp linh hoạt như vậy, cách duy nhất là dành thời gian rèn luyện và thực hành.
LỜI KẾT
Mỗi chúng ta đều có 24 giờ mỗi ngày giống nhau. Điều quan trọng là bạn cần tối ưu cách làm việc và tiếp nhận thông tin để tập trung vào những nhiệm vụ mang tính chiến lược, đem lại hiệu quả cao. Nhờ vậy, bạn có thể đơn giản hoá hơn ngày làm việc của mình, đơn giản hoá cách giao tiếp của mình, mà vẫn đảm bảo chất lượng công việc. Như diễn giả nổi tiếng người Mỹ Jim Rohn từng nói: “Đừng nhầm lẫn hoạt động với thành tích. Thật dễ dàng để bị đánh lừa bởi sự bận rộn. Câu hỏi là: Bận làm gì?”
Skills Bridge là công ty đào tạo cung cấp các chương trình phát triển kỹ năng cho các bạn trẻ, doanh nghiệp vừa và nhỏ cùng các công ty đa quốc gia. Linh thành lập công ty với mục tiêu sử dụng 25 năm kinh nghiệm của mình cùng các chuyên gia khác trong nhiều lĩnh vực để hỗ trợ các bạn trẻ thành công trong sự nghiệp.
Để biết thêm chi tiết về các chương trình đào tạo và phát triển đa dạng hiện có của Skills Bridge, hãy truy cập link này.
Viết bởi
Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.