Tự Động Hóa Ngay Những Công Việc Này (Chỉ 4 Bước)

1. BÀI HỌC CỦA LINH NĂM 20 TUỔI

Cách đây hơn 20 năm, những nhiệm vụ đầu tiên mà Linh được giao là các công việc "lặt vặt". Suốt 6 tháng, Linh chỉ đứng ở máy photocopy và sao chép từng trang trong các cuốn sách mà họ đưa. Rồi sau đó là đi mua cà phê hay ngồi nhập dữ liệu. Đó là những công việc rất nhàm chán, nó cứ lặp đi lặp lại.

Trong tình huống đó thì Linh đã làm gì? Linh tập xây dựng cho mình tư duy phát triển, hay còn gọi là growth mindset, ở nơi làm việc. Linh xem mỗi công việc được giao là cơ hội để mình học hỏi. Khi được giao làm copy, Linh sẽ tìm cách để copy nhanh nhất, đúng và đẹp nhất. Khi được giao nhập dữ liệu, Linh xem đó là cơ hội để mình tập gõ máy nhanh và chính xác.

Nói chung, với tất cả những việc được giao, Linh cố gắng đổi chúng thành “một cái gì đó” mà mình có thể cải thiện, làm hay hơn, giỏi hơn tất cả mọi người trong văn phòng. Sau này Linh mới biết, những “cái gì đó" mà Linh cố cải thiện đó là những quy trình, những bước tự động hoá để có thể hoàn thành công việc của mình.

Đó là bài học của Linh năm 19, 20 tuổi. Linh chấp nhận khi mới bước vào môi trường làm việc, người ta sẽ không giao cho mình những công việc vui hay nhìn to lớn. Đơn giản là vì bạn chưa có kinh nghiệm, chưa nghĩ đủ sâu để thực hiện.

Bây giờ là 20 năm sau, các bạn gen Z đã bắt đầu đi làm rồi. Linh thấy với sự hỗ trợ của công nghệ, của mạng Internet, và tiếp theo đây là AI, những việc nhàm chán mà Linh vừa kể ở trên, phần lớn là các bạn không cần làm nữa. Các bạn được tự do hơn, và bắt đầu làm những công việc sáng tạo hơn, vui hơn.

Tuy nhiên, theo nghiên cứu của Viện nghiên cứu toàn cầu McKinsey mà chúng ta đã chia sẻ trong bài Làm Thế Nào Để AI Làm Việc Cho Bạn?: 50% các nhiệm vụ hiện tại có thể tự động hoá. Và hơn 30% hoạt động của 6 trên 10 nghề có thể tự động hoá. Nghĩa là bạn cần tự động hoá 30% đến 50% công việc hiện tại của mình để có thể đứng vững trong thị trường lao động.

Nhìn lại số liệu trên thì sự phát triển của công nghệ cũng là một thách thức. Bởi vì công nghệ phát triển rất nhanh. Để nắm bắt chúng, bạn phải học hỏi nhiều hơn, tư duy nhanh hơn. Trước đây, Linh có 6 tháng để học photocopy. Nhưng bây giờ các bạn chỉ có vài tuần, thậm chí là vài ngày để học cách dùng một ứng dụng mới thôi. Đó cũng là một động lực thúc đẩy Linh và đội ngũ làm ra chương trình Làm Bạn Với AI để chúng ta học cùng nhau. Và Linh có thể dùng kinh nghiệm của mình, để giúp các bạn tiếp cận với AI một cách có hệ thống hơn.

2. TƯ DUY TỰ ĐỘNG HOÁ

a. Khi nghĩ đến tự động hóa, bạn nghĩ đến điều gì?
Phần lớn mọi người sẽ nghĩ tự động hoá là yêu cầu máy móc thực hiện một nhiệm vụ mà đáng ra con người phải thực hiện thủ công. Định nghĩa này đúng nhưng chưa đủ.
Về bản chất, tự động hoá nghĩa là thiết lập các các hệ thống hay quy trình có thể tự vận hành, để bạn có thời gian tập trung vào các nhiệm vụ khác quan trọng hơn.
b. Tư Duy Tự Động Hoá (Automation Mindset) là gì?
Tư Duy Tự Động Hoá nghĩa là bạn sẽ nhìn các nhiệm vụ mình làm dưới góc nhìn của một quy trình, hệ thống mà bạn có thể cải thiện chúng bằng cách ứng dụng công nghệ vào.
c. Mục tiêu của việc tự động hóa
Trong cuốn sách The New Automation Mindset, tác giả chỉ ra việc tự động hoá phải giúp bạn:
(1) Rút ngắn đáng kể thời gian thực hiện một nhiệm vụ hoặc quy trình
(2) Giảm thiểu hoạt động của con người
(3) Cải thiện độ chính xác bằng cách loại bỏ việc nhập lại dữ liệu thủ công
(4) Theo dõi và báo cáo về hoạt động chung của quy trình

3. BA ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG VIỆC CẦN ĐƯỢC TỰ ĐỘNG HOÁ

Theo Zapier, một nhiệm vụ hoặc quy trình làm việc mà bạn có thể tự động hoá thường có ít nhất một trong ba đặc điểm sau:
Nguồn hình: Zapier
(1) Đầu tiên là để làm việc này, bạn cần lặp đi lặp lại một vài hành động. Ví dụ như nhập dữ liệu, sao chép rồi dán dữ liệu vào, hoặc bạn phải chuyển từ tab này qua tab khác. Những lúc này, thường là bạn chỉ lặp lại các bước mà không cần suy nghĩ hay sáng tạo gì thêm.
(2) Đặc điểm thứ hai là các công việc dễ sai sót. Ví dụ như lỗi đánh máy, dễ nhấp chuột nhầm, những việc có một danh sách hay có nhiều bước mà mình dễ bị sót.
(3) Cuối cùng là các việc mà đòi hỏi bạn phải phản hồi ngay lập tức 24/7, hoặc phản hồi theo định kỳ.
Như vậy, bất cứ khi nào làm việc mà các bạn đánh giá việc mình làm đang (1) lặp đi lặp lại, hoặc (2) dễ mắc lỗi, hay (3) cần phản hồi ngay lập tức thì đó là lúc bạn cần nghĩ cách tự động hoá nhiệm vụ đó.
* LƯU Ý
Không phải nhiệm vụ nào bạn cũng nên tự động hoá. Linh rất thích câu nói của Giáo sư Peter Drucker. Ông là cha đẻ của ngành Quản trị Kinh doanh hiện đại. Ông cho rằng: “There is nothing so useless as doing efficiently that which should not be done at all.” Nghĩa là: Không có gì vô ích bằng việc cố làm cho hiệu quả những việc mà đáng ra bạn không cần làm.
Trong cuốn The New Automation Mindset, tác giả cũng đưa ra một nghiên cứu thú vị là bạn càng dùng nhiều ứng dụng thì thời gian bạn dành cho những nhiệm vụ thủ công càng tăng lên. Bởi vì lúc này bạn sẽ cần thêm thời gian để chuyển đổi giữa các ứng dụng.
Nguồn hình: @JaniAaltonen on X

4. BỐN BƯỚC CỦA QUY TRÌNH TỰ ĐỘNG HOÁ NHIỆM VỤ

Tự động hoá công việc là tốt. Dù vậy, bạn cần xây dựng tư duy tự động hoá dưới cả hai góc nhìn: chi tiết và toàn cảnh. Theo kinh nghiệm của Linh, để phát triển và thực hành tư duy tự động hoá, bạn cần thực hiện 4 bước:
(1) Bước 1: Theo dõi nhiệm vụ của bạn, sau đó nhóm chúng lại theo các quy trình. Ở bước này, bạn cần liệt kê ra tất cả các nhiệm vụ mình đang làm, đồng thời tìm cách tinh gọn quy trình thực hiện. Điều này đảm bảo bạn sẽ không bận rộn làm những nhiệm vụ vô ích.
(2) Bước 2: Ở mỗi quy trình, bạn cần xác định các nhiệm vụ (1) lặp đi lặp lại, (2) dễ mắc lỗi, hoặc (3) cần phản hồi ngay lập tức để tự động hoá chúng.
(3) Bước 3: Hỏi Google, hỏi Youtube hay hỏi GPT để tìm hiểu xem những người khác đang tự động hoá các nhiệm vụ được xác định ở bước 2 như thế nào. Sự thật là không có một nhiệm vụ nào hoàn toàn mới. Nếu bạn đang làm một nhiệm vụ, như ví dụ ban đầu của chúng ta là ghi chép trong một buổi họp đi, thì hàng triệu người ở trên thế giới cũng sẽ có vấn đề tương tự như bạn.
Bạn chỉ cần xác định đúng vấn đề, rồi lên mạng nghiên cứu câu trả lời. Sẽ có rất nhiều bài blog, video chia sẻ chi tiết từng bước cho bạn. Thông thường Linh sẽ xem từ 2 đến 3 cách giải quyết của từng tác giả, rồi Linh mới chọn ra cách làm nào tốt nhất cho mình.
Bạn không nên tìm kiếm rồi làm ngay theo hướng dẫn đầu tiên. Lý do Linh đặt tên cho bước này là “nghiên cứu cách tự động hoá", không phải đơn giản là “tìm kiếm", là bởi vì Linh muốn học hỏi cách làm tốt nhất, Linh muốn phân tích các phương án khả thi nhất.
(4) Bước 4: Thực hiện. Sau khi lọc chọn được một phương án mình thấy khả thi nhất rồi, bạn sẽ đến bước thứ 4 là thực hiện. Bạn phải nhúng tay vào làm, và bạn phải ép buộc mình thực hiện quy trình mới ít nhất trong vòng 1 tuần. Bởi vì bước đầu tiên sẽ thường rất khó khăn, sẽ cảm giác hơi mất thời gian nên bạn có thể hơi nản.

5. TỰ ĐỘNG HOÁ LÀ CHÌA KHÓA ĐỂ THĂNG TIẾN TRONG CÔNG VIỆC

Bạn có thể nghĩ rằng: “Mình cứ làm như cách cũ là được rồi. Vì sao mình phải ngồi đây vất vả xây dựng cả một quy trình mới làm gì?” Linh nghĩ đây là câu hỏi phân loại người nào sẽ được thăng tiến trong 1 năm nữa, còn người nào thì không 😀
Bởi vì để được thăng chức, tăng lương, chỉ làm tốt việc của mình thôi là chưa đủ. Bạn cần phải (1) lên quy trình được cho những việc mình đang làm, (2) tự động hoá chúng, và (3) bàn giao cho những người khác. Thời gian dư ra, bạn sẽ tham gia vào những dự án mới, đảm nhận các vai trò mới ở chức danh tiếp theo. Đó là cách chứng minh cho sếp thấy, bạn đã làm tốt công việc A,B,C rồi, giờ là lúc bạn sẽ bước lên làm tiếp các việc D,E,F.
* LƯU Ý
Nhắc lại nghiên cứu của McKinsey ở trên, mục tiêu là bạn cần cố gắng tự động hoá 30% đến 50% công việc hiện tại. Sau khi bạn đã tự động hoá các bước trong quy trình làm việc của mình rồi, bạn cũng cần theo dõi và điều chỉnh quy trình theo công việc, theo xu hướng công nghệ.
Như chúng ta đều thấy, công nghệ đang thay đổi rất nhanh. Có thể hôm trước bạn cần kết nối rất nhiều ứng dụng lại để ghi chép thông tin cuộc họp, nhưng sau một đêm thì có khả năng là có một ứng dụng cài sẵn hỗ trợ bạn làm việc đó rồi. Như vậy lúc này bạn không nên chỉ dùng một quy trình cũ để chạy mãi mãi. Bạn cần linh hoạt thay đổi quy trình của mình. Linh đề xuất là mỗi quý, khoảng 3 tháng. Bạn hãy cho bản thân một ngày để ngồi đánh giá lại các quy trình của mình để điều chỉnh.

6. LỜI KHUYÊN CHO NGƯỜI QUẢN LÝ

Đó là chia sẻ cho từng cá nhân. Nếu bạn là người quản lý một nhóm hoặc là lãnh đạo của một công ty, thì đây là 2 lời nhắn của Linh:
(1) Đầu tiên là hãy chia sẻ và đào tạo tư duy tự động hoá cho nhóm của bạn.
Bởi vì muốn đi xa thì chúng ta phải đi cùng nhau. Trong một tổ chức, nếu chỉ có mình bạn tự động hoá, còn những người khác vẫn đang làm thủ công công việc của họ thì tất cả mọi người không thể đi nhanh và đi xa được.
Các bạn có thể chia sẻ bài viết này cho các bạn trong nhóm hay bạn bè của bạn. Nếu có một nhóm những người làm việc cùng đều sử dụng AI để tự động hoá công việc giống bạn, bạn sẽ có thêm động lực để tiếp tục thực hiện. Và các bạn cũng có một nhóm có kinh nghiệm về AI để trao đổi với nhau.
(2) Hãy biến tự động hóa công việc thành một chủ đề quen thuộc trong các buổi họp hàng tuần của nhóm bạn, công ty bạn. 
Áp dụng tư duy tự động hoá công việc cho một phòng ban hay một tổ chức không phải là điều dễ dàng. Công ty của Linh đã dành 1 giờ mỗi ngày, liên tục trong một tháng để các bạn nhân viên có thời gian nghiên cứu về các công cụ AI để tự động hóa quy trình làm việc của mình. Vì Linh hiểu đây là điều bắt buộc để nâng cao kỹ năng cho các bạn nhân viên. Chúng ta chấp nhận là nó sẽ mất khá nhiều thời gian trong giai đoạn đầu, bởi vì tất cả mọi người đang học hỏi. Nhưng nhìn về dài hạn thì đầu tư vào con người luôn là một khoản đầu tư sinh lời.

7. NGHĨ LỚN, BẮT ĐẦU NHỎ VÀ HỌC THẬT NHANH

Các bạn hãy nhớ, mục tiêu của tự động hoá không chỉ là tiết kiệm thời gian. Mục tiêu là bạn có thể tập trung vào những việc thật sự có ý nghĩa với bạn. Hãy nghĩ đến giấc mơ là bạn có thể giảm bớt các đầu việc lặp lại, dễ sai sót, đòi hỏi phản hồi ngay lập tức để tập trung toàn bộ thời gian cho những việc bạn yêu thích. Đó là sức mạnh của tự động hoá: Trả lại tự do cho bạn khỏi những công việc nhàm chán.
Như Linh đã nói ở trên, dù ở cấp độ cá nhân hay doanh nghiệp thì tự động hoá là một hành trình dài. Bạn không cần phải tự động hóa mọi thứ sau một đêm. Điều này là hoàn toàn không khả thi.
Công thức mà Linh muốn dành tặng các bạn trước khi khép lại bài viết này là: "Think Big, Start Small, Learn Fast". Nghĩa là Nghĩ lớn, Bắt đầu nhỏ, và Học thật nhanh. Hãy bắt đầu bằng việc thay đổi tư duy tự động hoá trong công việc, và ứng dụng từng chút một vào công việc của mình, Linh tin rằng sự nghiệp của bạn trong một năm tới sẽ rất đổi khác.

LỜI KẾT

Sau bài viết hôm nay, các bạn đã (1) Hiểu về Tư duy tự động hoá, (2) Phân biệt được các công việc có tính chất nào có thể tự động hoá. Đó là những việc lặp đi lặp lại, dễ mắc lỗi, hoặc cần phản hồi ngay lập tức, và (3) Tự xây dựng được quy trình tự động hoá công việc cho bản thân và tổ chức của mình với 4 bước.
Trong bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ tập trung nói về các công cụ AI mà Linh và nhóm của mình đã nghiên cứu và áp dụng vào công việc trong thời gian gần đây. Các bạn có thể đón đọc để tự điều chỉnh quy trình làm việc của mình nhé.

Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.

Tự Động Hóa Ngay Những Công Việc Này (Chỉ 4 Bước)

1. BÀI HỌC CỦA LINH NĂM 20 TUỔI

Cách đây hơn 20 năm, những nhiệm vụ đầu tiên mà Linh được giao là các công việc "lặt vặt". Suốt 6 tháng, Linh chỉ đứng ở máy photocopy và sao chép từng trang trong các cuốn sách mà họ đưa. Rồi sau đó là đi mua cà phê hay ngồi nhập dữ liệu. Đó là những công việc rất nhàm chán, nó cứ lặp đi lặp lại.

Trong tình huống đó thì Linh đã làm gì? Linh tập xây dựng cho mình tư duy phát triển, hay còn gọi là growth mindset, ở nơi làm việc. Linh xem mỗi công việc được giao là cơ hội để mình học hỏi. Khi được giao làm copy, Linh sẽ tìm cách để copy nhanh nhất, đúng và đẹp nhất. Khi được giao nhập dữ liệu, Linh xem đó là cơ hội để mình tập gõ máy nhanh và chính xác.

Nói chung, với tất cả những việc được giao, Linh cố gắng đổi chúng thành “một cái gì đó” mà mình có thể cải thiện, làm hay hơn, giỏi hơn tất cả mọi người trong văn phòng. Sau này Linh mới biết, những “cái gì đó" mà Linh cố cải thiện đó là những quy trình, những bước tự động hoá để có thể hoàn thành công việc của mình.

Đó là bài học của Linh năm 19, 20 tuổi. Linh chấp nhận khi mới bước vào môi trường làm việc, người ta sẽ không giao cho mình những công việc vui hay nhìn to lớn. Đơn giản là vì bạn chưa có kinh nghiệm, chưa nghĩ đủ sâu để thực hiện.

Bây giờ là 20 năm sau, các bạn gen Z đã bắt đầu đi làm rồi. Linh thấy với sự hỗ trợ của công nghệ, của mạng Internet, và tiếp theo đây là AI, những việc nhàm chán mà Linh vừa kể ở trên, phần lớn là các bạn không cần làm nữa. Các bạn được tự do hơn, và bắt đầu làm những công việc sáng tạo hơn, vui hơn.

Tuy nhiên, theo nghiên cứu của Viện nghiên cứu toàn cầu McKinsey mà chúng ta đã chia sẻ trong bài Làm Thế Nào Để AI Làm Việc Cho Bạn?: 50% các nhiệm vụ hiện tại có thể tự động hoá. Và hơn 30% hoạt động của 6 trên 10 nghề có thể tự động hoá. Nghĩa là bạn cần tự động hoá 30% đến 50% công việc hiện tại của mình để có thể đứng vững trong thị trường lao động.

Nhìn lại số liệu trên thì sự phát triển của công nghệ cũng là một thách thức. Bởi vì công nghệ phát triển rất nhanh. Để nắm bắt chúng, bạn phải học hỏi nhiều hơn, tư duy nhanh hơn. Trước đây, Linh có 6 tháng để học photocopy. Nhưng bây giờ các bạn chỉ có vài tuần, thậm chí là vài ngày để học cách dùng một ứng dụng mới thôi. Đó cũng là một động lực thúc đẩy Linh và đội ngũ làm ra chương trình Làm Bạn Với AI để chúng ta học cùng nhau. Và Linh có thể dùng kinh nghiệm của mình, để giúp các bạn tiếp cận với AI một cách có hệ thống hơn.

2. TƯ DUY TỰ ĐỘNG HOÁ

a. Khi nghĩ đến tự động hóa, bạn nghĩ đến điều gì?
Phần lớn mọi người sẽ nghĩ tự động hoá là yêu cầu máy móc thực hiện một nhiệm vụ mà đáng ra con người phải thực hiện thủ công. Định nghĩa này đúng nhưng chưa đủ.
Về bản chất, tự động hoá nghĩa là thiết lập các các hệ thống hay quy trình có thể tự vận hành, để bạn có thời gian tập trung vào các nhiệm vụ khác quan trọng hơn.
b. Tư Duy Tự Động Hoá (Automation Mindset) là gì?
Tư Duy Tự Động Hoá nghĩa là bạn sẽ nhìn các nhiệm vụ mình làm dưới góc nhìn của một quy trình, hệ thống mà bạn có thể cải thiện chúng bằng cách ứng dụng công nghệ vào.
c. Mục tiêu của việc tự động hóa
Trong cuốn sách The New Automation Mindset, tác giả chỉ ra việc tự động hoá phải giúp bạn:
(1) Rút ngắn đáng kể thời gian thực hiện một nhiệm vụ hoặc quy trình
(2) Giảm thiểu hoạt động của con người
(3) Cải thiện độ chính xác bằng cách loại bỏ việc nhập lại dữ liệu thủ công
(4) Theo dõi và báo cáo về hoạt động chung của quy trình

3. BA ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG VIỆC CẦN ĐƯỢC TỰ ĐỘNG HOÁ

Theo Zapier, một nhiệm vụ hoặc quy trình làm việc mà bạn có thể tự động hoá thường có ít nhất một trong ba đặc điểm sau:
Nguồn hình: Zapier
(1) Đầu tiên là để làm việc này, bạn cần lặp đi lặp lại một vài hành động. Ví dụ như nhập dữ liệu, sao chép rồi dán dữ liệu vào, hoặc bạn phải chuyển từ tab này qua tab khác. Những lúc này, thường là bạn chỉ lặp lại các bước mà không cần suy nghĩ hay sáng tạo gì thêm.
(2) Đặc điểm thứ hai là các công việc dễ sai sót. Ví dụ như lỗi đánh máy, dễ nhấp chuột nhầm, những việc có một danh sách hay có nhiều bước mà mình dễ bị sót.
(3) Cuối cùng là các việc mà đòi hỏi bạn phải phản hồi ngay lập tức 24/7, hoặc phản hồi theo định kỳ.
Như vậy, bất cứ khi nào làm việc mà các bạn đánh giá việc mình làm đang (1) lặp đi lặp lại, hoặc (2) dễ mắc lỗi, hay (3) cần phản hồi ngay lập tức thì đó là lúc bạn cần nghĩ cách tự động hoá nhiệm vụ đó.
* LƯU Ý
Không phải nhiệm vụ nào bạn cũng nên tự động hoá. Linh rất thích câu nói của Giáo sư Peter Drucker. Ông là cha đẻ của ngành Quản trị Kinh doanh hiện đại. Ông cho rằng: “There is nothing so useless as doing efficiently that which should not be done at all.” Nghĩa là: Không có gì vô ích bằng việc cố làm cho hiệu quả những việc mà đáng ra bạn không cần làm.
Trong cuốn The New Automation Mindset, tác giả cũng đưa ra một nghiên cứu thú vị là bạn càng dùng nhiều ứng dụng thì thời gian bạn dành cho những nhiệm vụ thủ công càng tăng lên. Bởi vì lúc này bạn sẽ cần thêm thời gian để chuyển đổi giữa các ứng dụng.
Nguồn hình: @JaniAaltonen on X

4. BỐN BƯỚC CỦA QUY TRÌNH TỰ ĐỘNG HOÁ NHIỆM VỤ

Tự động hoá công việc là tốt. Dù vậy, bạn cần xây dựng tư duy tự động hoá dưới cả hai góc nhìn: chi tiết và toàn cảnh. Theo kinh nghiệm của Linh, để phát triển và thực hành tư duy tự động hoá, bạn cần thực hiện 4 bước:
(1) Bước 1: Theo dõi nhiệm vụ của bạn, sau đó nhóm chúng lại theo các quy trình. Ở bước này, bạn cần liệt kê ra tất cả các nhiệm vụ mình đang làm, đồng thời tìm cách tinh gọn quy trình thực hiện. Điều này đảm bảo bạn sẽ không bận rộn làm những nhiệm vụ vô ích.
(2) Bước 2: Ở mỗi quy trình, bạn cần xác định các nhiệm vụ (1) lặp đi lặp lại, (2) dễ mắc lỗi, hoặc (3) cần phản hồi ngay lập tức để tự động hoá chúng.
(3) Bước 3: Hỏi Google, hỏi Youtube hay hỏi GPT để tìm hiểu xem những người khác đang tự động hoá các nhiệm vụ được xác định ở bước 2 như thế nào. Sự thật là không có một nhiệm vụ nào hoàn toàn mới. Nếu bạn đang làm một nhiệm vụ, như ví dụ ban đầu của chúng ta là ghi chép trong một buổi họp đi, thì hàng triệu người ở trên thế giới cũng sẽ có vấn đề tương tự như bạn.
Bạn chỉ cần xác định đúng vấn đề, rồi lên mạng nghiên cứu câu trả lời. Sẽ có rất nhiều bài blog, video chia sẻ chi tiết từng bước cho bạn. Thông thường Linh sẽ xem từ 2 đến 3 cách giải quyết của từng tác giả, rồi Linh mới chọn ra cách làm nào tốt nhất cho mình.
Bạn không nên tìm kiếm rồi làm ngay theo hướng dẫn đầu tiên. Lý do Linh đặt tên cho bước này là “nghiên cứu cách tự động hoá", không phải đơn giản là “tìm kiếm", là bởi vì Linh muốn học hỏi cách làm tốt nhất, Linh muốn phân tích các phương án khả thi nhất.
(4) Bước 4: Thực hiện. Sau khi lọc chọn được một phương án mình thấy khả thi nhất rồi, bạn sẽ đến bước thứ 4 là thực hiện. Bạn phải nhúng tay vào làm, và bạn phải ép buộc mình thực hiện quy trình mới ít nhất trong vòng 1 tuần. Bởi vì bước đầu tiên sẽ thường rất khó khăn, sẽ cảm giác hơi mất thời gian nên bạn có thể hơi nản.

5. TỰ ĐỘNG HOÁ LÀ CHÌA KHÓA ĐỂ THĂNG TIẾN TRONG CÔNG VIỆC

Bạn có thể nghĩ rằng: “Mình cứ làm như cách cũ là được rồi. Vì sao mình phải ngồi đây vất vả xây dựng cả một quy trình mới làm gì?” Linh nghĩ đây là câu hỏi phân loại người nào sẽ được thăng tiến trong 1 năm nữa, còn người nào thì không 😀
Bởi vì để được thăng chức, tăng lương, chỉ làm tốt việc của mình thôi là chưa đủ. Bạn cần phải (1) lên quy trình được cho những việc mình đang làm, (2) tự động hoá chúng, và (3) bàn giao cho những người khác. Thời gian dư ra, bạn sẽ tham gia vào những dự án mới, đảm nhận các vai trò mới ở chức danh tiếp theo. Đó là cách chứng minh cho sếp thấy, bạn đã làm tốt công việc A,B,C rồi, giờ là lúc bạn sẽ bước lên làm tiếp các việc D,E,F.
* LƯU Ý
Nhắc lại nghiên cứu của McKinsey ở trên, mục tiêu là bạn cần cố gắng tự động hoá 30% đến 50% công việc hiện tại. Sau khi bạn đã tự động hoá các bước trong quy trình làm việc của mình rồi, bạn cũng cần theo dõi và điều chỉnh quy trình theo công việc, theo xu hướng công nghệ.
Như chúng ta đều thấy, công nghệ đang thay đổi rất nhanh. Có thể hôm trước bạn cần kết nối rất nhiều ứng dụng lại để ghi chép thông tin cuộc họp, nhưng sau một đêm thì có khả năng là có một ứng dụng cài sẵn hỗ trợ bạn làm việc đó rồi. Như vậy lúc này bạn không nên chỉ dùng một quy trình cũ để chạy mãi mãi. Bạn cần linh hoạt thay đổi quy trình của mình. Linh đề xuất là mỗi quý, khoảng 3 tháng. Bạn hãy cho bản thân một ngày để ngồi đánh giá lại các quy trình của mình để điều chỉnh.

6. LỜI KHUYÊN CHO NGƯỜI QUẢN LÝ

Đó là chia sẻ cho từng cá nhân. Nếu bạn là người quản lý một nhóm hoặc là lãnh đạo của một công ty, thì đây là 2 lời nhắn của Linh:
(1) Đầu tiên là hãy chia sẻ và đào tạo tư duy tự động hoá cho nhóm của bạn.
Bởi vì muốn đi xa thì chúng ta phải đi cùng nhau. Trong một tổ chức, nếu chỉ có mình bạn tự động hoá, còn những người khác vẫn đang làm thủ công công việc của họ thì tất cả mọi người không thể đi nhanh và đi xa được.
Các bạn có thể chia sẻ bài viết này cho các bạn trong nhóm hay bạn bè của bạn. Nếu có một nhóm những người làm việc cùng đều sử dụng AI để tự động hoá công việc giống bạn, bạn sẽ có thêm động lực để tiếp tục thực hiện. Và các bạn cũng có một nhóm có kinh nghiệm về AI để trao đổi với nhau.
(2) Hãy biến tự động hóa công việc thành một chủ đề quen thuộc trong các buổi họp hàng tuần của nhóm bạn, công ty bạn. 
Áp dụng tư duy tự động hoá công việc cho một phòng ban hay một tổ chức không phải là điều dễ dàng. Công ty của Linh đã dành 1 giờ mỗi ngày, liên tục trong một tháng để các bạn nhân viên có thời gian nghiên cứu về các công cụ AI để tự động hóa quy trình làm việc của mình. Vì Linh hiểu đây là điều bắt buộc để nâng cao kỹ năng cho các bạn nhân viên. Chúng ta chấp nhận là nó sẽ mất khá nhiều thời gian trong giai đoạn đầu, bởi vì tất cả mọi người đang học hỏi. Nhưng nhìn về dài hạn thì đầu tư vào con người luôn là một khoản đầu tư sinh lời.

7. NGHĨ LỚN, BẮT ĐẦU NHỎ VÀ HỌC THẬT NHANH

Các bạn hãy nhớ, mục tiêu của tự động hoá không chỉ là tiết kiệm thời gian. Mục tiêu là bạn có thể tập trung vào những việc thật sự có ý nghĩa với bạn. Hãy nghĩ đến giấc mơ là bạn có thể giảm bớt các đầu việc lặp lại, dễ sai sót, đòi hỏi phản hồi ngay lập tức để tập trung toàn bộ thời gian cho những việc bạn yêu thích. Đó là sức mạnh của tự động hoá: Trả lại tự do cho bạn khỏi những công việc nhàm chán.
Như Linh đã nói ở trên, dù ở cấp độ cá nhân hay doanh nghiệp thì tự động hoá là một hành trình dài. Bạn không cần phải tự động hóa mọi thứ sau một đêm. Điều này là hoàn toàn không khả thi.
Công thức mà Linh muốn dành tặng các bạn trước khi khép lại bài viết này là: "Think Big, Start Small, Learn Fast". Nghĩa là Nghĩ lớn, Bắt đầu nhỏ, và Học thật nhanh. Hãy bắt đầu bằng việc thay đổi tư duy tự động hoá trong công việc, và ứng dụng từng chút một vào công việc của mình, Linh tin rằng sự nghiệp của bạn trong một năm tới sẽ rất đổi khác.

LỜI KẾT

Sau bài viết hôm nay, các bạn đã (1) Hiểu về Tư duy tự động hoá, (2) Phân biệt được các công việc có tính chất nào có thể tự động hoá. Đó là những việc lặp đi lặp lại, dễ mắc lỗi, hoặc cần phản hồi ngay lập tức, và (3) Tự xây dựng được quy trình tự động hoá công việc cho bản thân và tổ chức của mình với 4 bước.
Trong bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ tập trung nói về các công cụ AI mà Linh và nhóm của mình đã nghiên cứu và áp dụng vào công việc trong thời gian gần đây. Các bạn có thể đón đọc để tự điều chỉnh quy trình làm việc của mình nhé.

Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.