3 PHƯƠNG PHÁP GHI CHÉP TRONG BUỔI HỌP GIÚP TĂNG HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC

Một kỹ năng mà tất cả mọi người dù ở độ tuổi hay vị trí nào trong công ty đều nên rèn luyện là ghi chép. Cho dù bạn thông minh xuất chúng hay có nhiều kinh nghiệm và thành công công việc, bạn cũng không thể ghi nhớ hết mọi thứ. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng, ngay sau khi lắng nghe một ai đó nói, chúng ta chỉ có thể nhắc lại khoảng 50% nội dung. Sau một giờ, những điều chúng ta nhớ chỉ còn ít hơn 20% điều chúng ta nghe. Vậy nên, việc ghi chép lại trong suốt buổi trao đổi đóng vai trò rất quan trọng.

Tuy nhiên, tùy tính chất buổi họp mà bạn có thể áp dụng phương pháp ghi chép hiệu quả tương ứng. Dưới đây là 3 phương pháp Linh muốn giới thiệu cho các bạn hôm nay.

Phương pháp Quadrants giúp nội dung ghi chép được phân loại rõ ràng, nhờ đó bạn không cần mất thời gian sắp xếp các mục về hành động tiếp theo cần thực hiện hay các câu hỏi thắc mắc sau buổi họp. Phương pháp này phù hợp với những buổi họp cập nhật tình hình công việc của đội nhóm mà mục tiêu chính là theo dõi tiến trình xử lý công việc đã phân công, liên tục bám sát tiến độ công việc để không xảy ra thiếu sót.

Với phương pháp này, đơn giản hãy sử dụng 1 trang giấy và chia nó thành 4 phần như dưới đây:

a) Câu hỏi: Phần này sẽ ghi lại tất cả các câu hỏi bạn thắc mắc trong suốt buổi họp. Hãy chắc chắn rằng mọi câu hỏi đều được giải đáp khi buổi họp kết thúc.
b) Ghi chú: Bất kỳ điều gì bạn nghĩ tới trong buổi họp. Nội dung này không cần phải là một hành động cụ thể mà đơn giản chỉ là những quan điểm, sự thật ngầm hiểu mà bạn nghĩ tới.
c) Những công việc cá nhân cần làm: Deadline, dự án, công việc, cột mốc chính mà bạn đảm nhận.
d) Công việc phân công cho thành viên khác: Thông tin công việc bạn phân công cho những người khác, có thể là người bạn trực tiếp quản lý, nhà cung cấp hoặc đối tác.

Lợi ích lớn nhất của phương pháp sơ đồ tư duy chính là đào sâu vào chủ đề bạn đang cần sáng tạo và tìm ra những ý tưởng bằng việc chia nhỏ chủ đề thành nhiều nhánh. Phương pháp này phù hợp nhất với các buổi họp brainstorming (bão não) để tìm ý tưởng mới, giúp bạn ghi chép những chủ đề mà nếu không chia nhỏ ra, bạn sẽ vô tình bỏ qua. Nó cũng giúp ghi lại các ý tưởng mới và cho bạn thấy bức tranh toàn cảnh.

Bắt đầu từ chủ đề chính và viết lại từ khoá ở giữa trang. Chẳng hạn như, bạn có thể chọn từ khoá “Chiến lược nội dung”. Sau đó, hãy vẽ các nhánh con, là các nội dung liên quan mà bạn có thể khai thác sâu hơn từ chủ đề chính này. Chúng có thể là những kênh mà nội dung có thể được phân phối như: website, mạng xã hội, bài PR. Từ những nhánh bạn vừa nghĩ ra, hãy đi sâu hơn vào việc nội dung trên mỗi kênh có thể được khai thác từ đâu, ví dụ: Google Keywords, Thông tin báo cáo, Những tin tức mới.

Dù bạn làm trong bất cứ lĩnh vực nào, để phát triển bản thân và trở nên chuyên nghiệp hơn , Linh tin rằng việc ghi chép sẽ rất hữu ích để bạn vừa theo kịp các nội dung buổi họp, vừa lưu lại những ý tưởng và phát triển các giải pháp cho công việc. Hãy lựa chọn phương pháp phù hợp và linh hoạt sử dụng chúng để giúp công việc của bạn thêm hiệu quả nhé!