Tự Động Hóa Việc TẠO MỚI Slide Thuyết Trình (Hướng Dẫn Từng Bước)

Có thật chỉ cần 1 ý tưởng và 15 phút để tạo slide thuyết trình sáng tạo, cấu trúc, thu hút người nghe? Nghe có vẻ khó tin đúng không? Đây là điều bạn sẽ làm được sau bài viết này.

Theo báo cáo “The Ultimate Global Office Suite Study” của Nielsen và công ty Empower, một nhân viên sẽ dành trung bình 7 giờ mỗi tuần để thiết kế slides. Trong đó, 37% thời gian sẽ dành cho việc chỉnh sửa định dạng của các slides. Nghĩa là chúng ta dành hơn ⅓ thời gian chỉ để làm những việc thủ công như điều chỉnh font chữ, chọn màu sắc, căn lề.

Khi làm ở ngân hàng đầu tư, Linh nhớ là mình đã dành 50% thời gian để sử dụng Excel. Các bạn sẽ nghĩ đây là việc chiếm nhiều thời gian nhất của Linh đúng không? Vì Linh làm về tài chính. Nhưng thực tế là Linh đã dành ít nhất 50% thời gian của mình, có khi nhiều hơn, để làm slides 😀. Bởi vì bất kể bạn làm gì, mục tiêu cuối cùng là thuyết phục khách hàng hoặc người quản lý chấp nhận giải pháp mà chúng ta đang đề xuất. Một bài thuyết trình thuyết phục là rất quan trọng.

Khi nhắc đến việc chỉnh sửa slides, không có nội dung nào mới được tạo ra, không có điều gì được sáng tạo thêm. Ở bài viết trước, khi chúng ta bàn về cách để xác định một nhiệm vụ có cần được tự động hóa hay không, việc chỉnh sửa slides đã thỏa mãn hai tiêu chí: Nhiệm vụ được lặp đi lặp lại, và nhiệm vụ này cũng dễ mắc lỗi. Đây chính là lúc bạn cần nghĩ đến việc tự động hóa.

1. XÂY DỰNG NỘI DUNG CHO BÀI THUYẾT TRÌNH

a. Cấu trúc nội dung của bài thuyết trình hiệu quả
Khi xây dựng một bài thuyết trình, mục tiêu của chúng ta là: Nói với khán giả điều mình muốn nói theo cách mà khán giả thấy dễ hiểu và hứng thú nhất. Điều này là không dễ. Bởi vì theo tiến sĩ John Medina viết trong cuốn “Luật trí não”, bạn chỉ có vài giây để thu hút sự chú ý của khán giả, và chỉ 10 phút để giữ được sự chú ý đó. Vì vậy, bạn cần đảm bảo là bài thuyết trình của mình có cấu trúc rõ ràng, sử dụng các ví dụ dễ hiểu để thu hút người nghe.
Hai công cụ mà các công ty tư vấn hàng đầu như McKinsey hay BCG thường sử dụng để truyền tải lượng lớn thông tin đến khán giả một cách thú vị là nguyên lý Kim tự tháp và phương pháp SCQA.
(1) Nguyên lý Kim tự tháp: Với nguyên lý Kim tự tháp, bạn sẽ bắt đầu với ý tưởng chính, sau đó phát triển các chi tiết và dữ liệu để hỗ trợ cho ý tưởng đó. Mỗi thông tin trong kim tự tháp đều bổ sung thông tin cho cấp độ trên nó. Cách trình bày này hiệu quả vì giúp khán giả biết chính xác thông điệp mà bạn muốn trình bày, và cả những lớp lý lẽ chắc chắn mà bạn đưa ra để củng cố thông điệp ban đầu.
(2) Phương pháp SCQA: Tuy nhiên, điều bạn muốn nói có chắc là điều khán giả muốn nghe không? Đó là lý do ở phần đầu bài thuyết trình, bạn cần kéo khán giả vào nghe điều bạn chia sẻ. Bạn cần tạo ra một câu chuyện hấp dẫn xung quanh thông điệp của mình. Phương pháp SCQA sẽ giúp bạn làm được điều này. SCQA là viết tắt của Situation (Tình huống), Complication (Mâu thuẫn), Question (Câu hỏi), và Answer (Câu trả lời).
(a) Đầu tiên, hãy đưa khán giả vào một bối cảnh quen thuộc để mở đầu cho phần trình bày.
(b) Bước thứ hai, bạn sẽ thu hút sự quan tâm của khán giả bằng cách đưa ra một thách thức cần giải quyết. Phần này thường bắt đầu bằng chữ NHƯNG hoặc TUY NHIÊN.
(c) Sau đó, bạn tiếp tục đưa ra câu hỏi hướng dẫn suy nghĩ của người nghe về những gì cuộc thảo luận sắp tới sẽ giải quyết.
(d) Phần còn lại của bài thuyết trình sẽ là câu trả lời cho câu hỏi vừa nêu, được trình bày theo lý thuyết Kim tự tháp.
Nếu muốn tìm hiểu thêm về cách kể chuyện khi thuyết trình, các bạn hãy xem video của Analyst Academy nha. Rất thú vị và dễ hiểu!
b. Tự động hóa việc xây dựng nội dung với ChatGPT
Vậy là chúng ta đã biết về tư duy để cấu trúc một bài thuyết trình tốt của các công ty tư vấn lớn trên thế giới. Giờ bạn có thể ra lệnh ChatGPT tạo nội dung cho bài thuyết trình theo yêu cầu của bạn.
Một lưu ý là không có câu lệnh (prompt) hay công thức nào hoàn toàn đúng với yêu cầu của tất cả chúng ta. Để có được câu lệnh này, Linh cũng đã xem khá nhiều bài blog, video youtube, và tự điều chỉnh theo nhu cầu sử dụng của mình. Câu lệnh mà Linh chia sẻ dưới đây chỉ là một cái khung để các bạn tham khảo. Linh đề xuất là các bạn nên dùng thử và thay đổi theo nhu cầu của mình.
Linh sẽ chia câu lệnh thành 6 phần. Câu lệnh này sẽ cho ChatGPT biết tổng quan về (1) người trình bày, (2) yêu cầu cụ thể về chủ đề, (3) mục tiêu, (4) cấu trúc bài thuyết trình, (5) số lượng trang trình bày cần có, và (6) cấu trúc cho từng trang.
Nhấp vào xem Câu lệnh (prompt) mẫu
You are an expert in [field].
Create an outline for a PowerPoint presentation on the topic of [topics].
The objective is to [goal].
Organize the presentation into the following sections: [structure/model].
The presentation will consist of [number] slides.
Each slide should feature [details].
===
Bạn là chuyên gia trong [lĩnh vực].
Hãy viết dàn ý cho bài thuyết trình PowerPoint với [chủ đề].
Mục tiêu là [mục tiêu].
Cấu trúc bài thuyết trình bằng cách sử dụng [tên cấu trúc/mô hình/phương pháp].
Bài thuyết trình bao gồm [số lượng] slides.
Mỗi slide cần có [chi tiết].
Bây giờ Linh sẽ sử dụng câu lệnh trên với chủ đề bài thuyết trình là “3 kỹ năng quan trọng nhất trong thời đại AI" trong 6 slides, bao gồm cả slide tiêu đề. Mục tiêu là thuyết phục các doanh nghiệp có dưới 200 nhân viên phân bổ ngân sách cho việc đào tạo kỹ năng làm việc với AI cho nhân viên của mình.
Nhấp vào xem Câu lệnh (prompt) mẫu
English
You are an expert in the field of training and skill development for businesses.
Create an outline for a PowerPoint presentation on the topic of 'The 3 Most Important Skills in the AI Age'.
The objective is to persuade businesses with fewer than 200 employees to allocate a budget for AI skills training for their staff.
Organize the presentation into the following sections: the Pyramid Principle and the SCQA method, where SCQA stands for Situation, Complication, Question, and Answer.
The presentation will consist of five content slides and one title slide.
Each slide should feature an action-oriented title or specific data and information from a reputable report. List three supporting points. Each slide includes 3 details supporting the slide title in bullet point format.
==
Tiếng Việt
Bạn là chuyên gia trong lĩnh vực đào tạo phát triển kỹ năng cho doanh nghiệp.
Hãy viết dàn ý cho bài thuyết trình PowerPoint với chủ đề “3 kỹ năng quan trọng nhất trong thời đại AI".
Mục tiêu là thuyết phục các doanh nghiệp có dưới 200 nhân viên phân bổ ngân sách cho việc đào tạo kỹ năng làm việc với AI cho nhân viên của mình.
Cấu trúc bài thuyết trình bằng cách sử dụng nguyên lý Kim tự tháp và phương pháp SCQA. SCQA là viết tắt của Situation (Tình huống), Complication (Mâu thuẫn), Question (Câu hỏi), và Answer (Câu trả lời).
Bài thuyết trình bao gồm 5 slides, kèm 1 slide tiêu đề.
Mỗi slide cần có: Tiêu đề hướng đến hành động hoặc có số liệu, thông tin cụ thể từ một báo cáo uy tín. Mỗi slide bao gồm 3 ý hỗ trợ tiêu đề chính dưới dạng gạch đầu dòng.
Các bạn có thể thấy kết quả ở đây.
Bạn cũng có thể yêu cầu ChatGPT bổ sung nội dung cho từng mục nhỏ, thêm số liệu, thay đổi thông tin, hoặc thậm chí là viết kịch bản cho phần trình bày của mình. Trong bài viết này, chúng ta sẽ dừng ở phần dàn ý chi tiết trước. Linh sẽ không phân tích quá sâu về câu trả lời của ChatGPT, vì chúng ta đang hướng đến cách làm. Nhưng bạn có thể quan sát nhanh kết quả trên. Rất thú vị. Chỉ vài chục giây để ChatGPT tạo ra một dàn bài có cơ cấu cũng khá tốt. Dàn bài được chia thành 5 slides, với 4 slides đầu trình bày theo phương pháp SCQA, slide cuối cùng là phần kết luận và kêu gọi hành động.
Khi nhìn dàn bài này, Linh tự hỏi mình có thể tạo ra một dàn bài tốt hơn không? Có thể. Song cũng sẽ cần nhiều thời gian hơn. Có thể là vài giờ, thậm chí là vài ngày để nghiên cứu nếu Linh đang thực hiện cùng lúc nhiều dự án khác.

2. TỰ ĐỘNG HÓA VIỆC THIẾT KẾ BÀI THUYẾT TRÌNH

Như các bạn thấy, ChatGPT đã giúp chúng ta tiết kiệm khá nhiều thời gian trong phần xây dựng nội dung. Tiếp theo, chúng ta sẽ đến với phần thiết kế slides. Đây là phần Linh cực kỳ thích và hào hứng muốn chia sẻ cùng các bạn. Đây là sức mạnh và phép màu của công nghệ. Linh sẽ chia việc thiết kế slide tự động này thành 2 phần. Một là tự động chuyển văn bản thành slide, và hai là Thiết kế tự động.

BƯỚC 1: PHÂN PHỐI NỘI DUNG VÀO SLIDE

Linh sẽ chỉ cho các bạn từng bước tự động chuyển văn bản thành slide, trên cả Google Slides và Powerpoint. Công cụ nào quen thuộc với bạn hơn thì bạn chọn làm nha. Hoặc bạn cũng có thể học cả hai. Có rất nhiều cách làm nhưng Linh lựa chọn 2 cách dễ thực hiện và hoàn toàn miễn phí để chia sẻ với các bạn.

  • Google Slides

Nếu bạn dùng Google Slides, chúng ta sẽ cần có một đoạn mã hay đoạn code để dán vào App Script trên Google Slide. Mục tiêu của đoạn mã này là yêu cầu Google Slides phân phối nội dung dàn ý có sẵn vào từng slide.

Thông tin thêm cho các bạn thì Google App Script là một ngôn ngữ lập trình đơn giản được Google phát triển để người dùng có thể tạo ra các ứng dụng và kịch bản tùy chỉnh cho các sản phẩm và dịch vụ của Google như Google Sheets, Google Docs, Google Slide, Gmail và nhiều dịch vụ khác. Nó có khả năng tự động hoá các tác vụ thông qua một đoạn mã tạo sẵn và được cài đặt vào.

Linh là một người kinh doanh và chưa từng học lập trình trước đây. Dù vậy, sau khi xem các hướng dẫn làm việc với ChatGPT, Linh đã có thể tạo các slides tự động một cách dễ dàng. Vậy nên chắc chắn bạn cũng sẽ làm được.

(1) Đầu tiên, trong luồng trò chuyện với Chat GPT mà bạn vừa sử dụng để tạo dàn ý cho bài thuyết trình của mình, hãy nhập câu lệnh sau. Đây là câu lệnh Linh học được từ Jeff Su, một bạn Content Creator người nước ngoài.
Nhìn chung, câu lệnh này yêu cầu ChatGPT viết một đoạn mã mà bạn chỉ cần nhấp vào một nút trong Google Slides thì toàn bộ nội dung được tạo trước sẽ được phân phối vào từng slide theo một cấu trúc cho trước. Nghĩa là sẽ có tiêu đề slide, các ý chính và phụ để bổ sung cho slide đó.
Nhấp vào xem Câu lệnh (prompt) mẫu
Your task is to write a Google Apps Script that allows me to click a custom menu button from within a Google Slides presentation to generate these slides automatically.
Populate the slides using the slide title and supporting bullet points above.
There's no need to include placeholders. Make sure that all the text strings are defined as variables at the beginning of the code in a json like format.
Remove all the comments. Confirm all functions you use in the code are real functions applicable to Google Slides.
Và đây là kết quả đoạn mã mà ChatGPT đã viết cho Linh. Các bạn nhấp vào “Copy code" để sao chép đoạn mã này và làm theo hướng dẫn của ChatGPT.
(2) Tiếp theo, hãy mở ứng dụng Google Slide, ở tab Extensions, nhấp chọn Apps Script. Trong giao diện của Apps Script, hãy chọn và xóa đoạn mã mặc định. Sau đó, nhấn Ctrl+V để dán vào đó đoạn mã mà Chat GPT vừa tạo cho bạn. Sau đó bạn (1) đổi tên file, (2) lưu lại thay đổi và (3) nhấn vào Run để khởi chạy mã.
Khi thấy màn hình xuất hiện hai dòng thông báo màu vàng như thế này, nghĩa là bạn đã hoàn thành bước cài đặt mã.

*Lưu ý: Trong lần đầu tiên bạn thao tác với Apps Script, ứng dụng sẽ yêu cầu quyền truy cập vào dữ liệu của bạn. Lúc này bạn cần cấp quyền truy cập cho ứng dụng để có thể thực hiện các bước tiếp theo. Nhấp chọn “Preview permissions", chọn tài khoản Gmail sẽ dùng để thao tác và cuối cùng click chọn “Allow" nghĩa là cho phép.

(3) Cuối cùng, bạn sẽ quay trở lại giao diện Google Slide ban đầu. Lúc này, bạn sẽ thấy xuất hiện 1 tab mới là Custom Menu. Hãy nhấp vào lệnh Generate Presentation. 
Như các bạn có thể thấy, toàn bộ nội dung dàn ý bạn vừa tạo ra trên ChatGPT đã được phân bổ vào từng slide theo cấu trúc và thứ tự bạn mong muốn. Bạn không cần phải mất nhiều thời gian để chia nội dung một cách thủ công vào từng slide như trước đây. Đặc biệt là khi bạn phải làm việc với hàng chục hay hàng trăm slide như Linh.

*Lưu ý: Trong một số trường hợp, sau khi nhấp chọn “Generate Presentation”, hệ thống có thể báo lỗi như thế này. 

Các bạn chỉ cần copy tên lỗi mà ứng dụng thông báo, sau đó quay trở lại ChatGPT để yêu cầu điều chỉnh đoạn mã từ Jeff Su với câu lệnh như sau:

Nhấp vào xem Câu lệnh (prompt) mẫu
I ran into the following error after executing the script: [Error name].
Your task is to fix this error, and share a revised script with the necessary corrections.
Do not include presets and placeholders.
Take your time and get this right.
Think through this step by step.

ChatGPT sẽ viết lại cho bạn một đoạn mã khác. Và bạn chỉ cần sao chép đoạn mã mới vào Google Apps Script thay thế cho đoạn mã ban đầu. Rồi bạn khởi chạy lại. Sau đó, bạn quay lại Google Slides và nhấp chọn Generate Presentation trong Custom Menu. Vấn đề đã được giải quyết.

Tuy nhiên, với Google Slides, bạn vẫn cần:

(1) Lên mạng tìm kiếm theme miễn phí theo chủ đề tổng quát như sáng tạo, hoạt hình, hay công nghệ
(2) Tải về và cài đặt các mẫu slide được thiết kế sẵn này
(3) Điều chỉnh hình nền, bố cục, màu sắc, font chữ, hay hiệu ứng một cách thủ công.

Và phần việc mà Linh cảm thấy tốn nhất thời gian nhất, cực kỳ mất thời gian mà bạn vẫn buộc phải làm, là cắt dán từng đoạn chữ từ bố cục cũ sang bố cục mới. Trong khi đó, các bạn có thể thấy, Power Point đã có một tính năng mới, có thể tự động gợi ý cho bạn một slide đã được chỉnh sửa hoàn chỉnh. 

  • powerpoint

Tiếp theo, Linh sẽ hướng dẫn cho bạn cách tự động chuyển văn bản thành slide và thiết kế tự động trên Powerpoint. Quy trình này sẽ gồm 3 phần:

(1) Định dạng nội dung theo mẫu

Đầu tiên, các bạn sẽ mở văn bản Word trống và sao chép dàn ý vừa tạo vào Word. Lúc này, bạn cần đọc lại toàn bộ nội dung và chỉnh sửa theo quan điểm và mức độ hiểu biết của mình. Cuối ngày, người thuyết trình là bạn nên đừng chỉ nói những gì ChatGPT đưa cho bạn. Thay vào đó bạn hãy nói theo cách thể hiện được cá tính và đam mê của mình.

Để chuyển đổi tài liệu Word sang Power Point, bạn cần định dạng văn bản theo các thẻ Heading như H1, H2, H3. H1 là ngầm hiểu cho tiêu đề slide, H2 là cho các ý chính trong slide, H3 là các ý phụ bổ sung cho nội dung H2.

Dòng đầu tiên là tiêu đề slide, Linh muốn viết hoa toàn bộ chữ. Linh sẽ chọn UPPERCASE. Bây giờ Linh sẽ nhấn phím Ctrl và chọn các tiêu đề slide. Sau đó gắn thẻ H1 cho các tiêu đề này. Tương tự, Linh sẽ chọn các nội dung H2, H3. Đây là dàn ý đã được định dạng theo các thẻ tiêu đề Heading.

Rất cấu trúc đúng không các bạn? Linh rất thích những bài viết có cấu trúc tốt. Bởi vì khi có một cấu trúc rõ ràng, bạn sẽ rất dễ nhớ, dễ học thuộc. Và quan trọng là khán giả của bạn cũng sẽ rất dễ theo dõi.

Cuối cùng, Linh sẽ xoá bớt những nội dung không cần xuất hiện trên slide như các từ “Tiêu đề", các mục nội dung không cần thiết. Vì sao Linh không xoá những phần này ngay từ đầu? Vì Linh cần các thông tin này để giúp việc đánh dấu thẻ tiêu đề Heading dễ dàng hơn.

Bây giờ Linh sẽ lưu lại dàn ý này dưới dạng Rich text format hay đuôi .rtf. Các bạn lưu ý phần này nha. Đây là việc cực kỳ quan trọng. Bởi vì nếu bạn để định dạng .docx của Word thì sẽ không làm được bước tiếp theo. Sau khi lưu, hãy đóng file Word lại.

(2) Chuyển văn bản thành slide

Vậy là chúng ta đã xong bước đầu tiên: Định dạng nội dung theo mẫu. Bây giờ Linh sẽ thực hiện bước 2: Chuyển văn bản thành slide. Nếu bạn đã làm đúng bước 1 thì bước 2 này khá dễ dàng, chỉ một thao tác thôi.

Sau khi mở một file Power Point trống lên, Linh sẽ chọn tạo slide mới. Rồi chọn tạo slide từ Outline hay dàn ý. Linh sẽ chọn file dàn ý vừa tạo lúc nãy. Power Point sẽ cần vài giây để chuyển văn bản thành slide.

(3) Thiết kế tự động

Vậy là đã xong bước 2, chúng ta đã có nội dung cho từng slide. Bây giờ thì bạn muốn các slide của mình nhìn hấp dẫn hơn đúng không? Bạn có thể nghĩ đến việc cài đặt các template mẫu, rồi chỉnh sửa từng chút một. Tuy nhiên chúng ta ở đây không phải để ngồi chỉnh slide thủ công. Chúng ta muốn AI đề xuất các mẫu slide đẹp mắt. Tính năng mà Linh muốn giới thiệu ở đây là Designer.

BƯỚC 2: THIẾT KẾ TỰ ĐỘNG
Các bạn có thể nhấp vào các slide mình muốn định dạng và nhấp vào biểu tượng có tia chớp này. 
Cho slide tiêu đề đi, Linh sẽ chọn mẫu này. Nếu muốn có một hình nền thú vị hơn, bạn có thể chèn thêm hình stock. Ví dụ, vì mình đang nói chủ đề AI, nên Linh sẽ chọn hình robot ha. Các bạn nhấp chọn tab Insert, ở phần Pictures, chọn Stock Images. Rồi bạn cứ gõ cụm từ bạn muốn tìm kiếm. Ở đây Linh tìm hình “robot". Chọn hình và nhấn “Insert". Khi nhấn vào Design, các bạn sẽ thấy Powerpoint đề xuất thiết kế dựa trên hình ảnh bạn vừa thêm vào. Rất nhanh và đẹp. Bạn không cần chỉnh từng cái, và bạn có thể chọn nhiều cách thiết kế mà mình chưa từng nghĩ tới. Bạn cứ tiếp tục với các slide còn lại.
Các bạn đừng lo các thiết kế mình chọn không đồng bộ. Hãy chọn trước mẫu mình thích. Linh nhận thấy là khi bạn chọn các mẫu thiết kế nào, Power Point sẽ tiếp tục đề xuất các mẫu thiết kế khác cùng chung template, màu sắc với các slides đã thiết kế.
Một yếu tố cần chỉnh thứ hai là Font chữ. Các bạn chọn toàn bộ slide, đến tab View, nhấp chọn Slide Master. Sau đó bạn chọn slide trên cùng, nhấn Ctrl+A, rồi chọn Font mà mình yêu thích. Linh khuyến khích các bạn chọn Font không có chân để dễ đọc. Sau đó nhấn Close Master. Toàn bộ slide đã được điều chỉnh theo font mới rất dễ nhìn và đồng bộ.

KẾT LUẬN

Nếu bạn đã đọc bài viết này đến đây thì xin chúc mừng bạn! Hãy tiếp tục thực hành để làm tốt hơn nữa.
Ban đầu, bạn có thể thấy quy trình này hơi khó. Đúng là vậy, sẽ luôn khó khi bạn học một cái gì mới. Đây là một quy trình mới, hoàn toàn thay đổi cách suy nghĩ và cách làm bài thuyết trình mà bạn đã thực hiện trong rất nhiều năm qua. Nhưng Linh tin, khi bạn áp dụng phương pháp tự động hoá này đến bài thuyết trình số 3, số 4 trở đi thì bạn sẽ thấy dễ dàng và tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều.
Skills Bridge là công ty đào tạo cung cấp các chương trình phát triển kỹ năng cho các bạn trẻ, doanh nghiệp vừa và nhỏ cùng các công ty đa quốc gia. Linh thành lập công ty với mục tiêu sử dụng 25 năm kinh nghiệm của mình cùng các chuyên gia khác trong nhiều lĩnh vực để hỗ trợ các bạn trẻ thành công trong sự nghiệp.
Để biết thêm chi tiết về các chương trình đào tạo và phát triển đa dạng hiện có của Skills Bridge, hãy truy cập link này.

Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.

Tự Động Hóa Việc TẠO MỚI Slide Thuyết Trình (Hướng Dẫn Từng Bước)

Có thật chỉ cần 1 ý tưởng và 15 phút để tạo slide thuyết trình sáng tạo, cấu trúc, thu hút người nghe? Nghe có vẻ khó tin đúng không? Đây là điều bạn sẽ làm được sau bài viết này.

Theo báo cáo “The Ultimate Global Office Suite Study” của Nielsen và công ty Empower, một nhân viên sẽ dành trung bình 7 giờ mỗi tuần để thiết kế slides. Trong đó, 37% thời gian sẽ dành cho việc chỉnh sửa định dạng của các slides. Nghĩa là chúng ta dành hơn ⅓ thời gian chỉ để làm những việc thủ công như điều chỉnh font chữ, chọn màu sắc, căn lề.

Khi làm ở ngân hàng đầu tư, Linh nhớ là mình đã dành 50% thời gian để sử dụng Excel. Các bạn sẽ nghĩ đây là việc chiếm nhiều thời gian nhất của Linh đúng không? Vì Linh làm về tài chính. Nhưng thực tế là Linh đã dành ít nhất 50% thời gian của mình, có khi nhiều hơn, để làm slides 😀. Bởi vì bất kể bạn làm gì, mục tiêu cuối cùng là thuyết phục khách hàng hoặc người quản lý chấp nhận giải pháp mà chúng ta đang đề xuất. Một bài thuyết trình thuyết phục là rất quan trọng.

Khi nhắc đến việc chỉnh sửa slides, không có nội dung nào mới được tạo ra, không có điều gì được sáng tạo thêm. Ở bài viết trước, khi chúng ta bàn về cách để xác định một nhiệm vụ có cần được tự động hóa hay không, việc chỉnh sửa slides đã thỏa mãn hai tiêu chí: Nhiệm vụ được lặp đi lặp lại, và nhiệm vụ này cũng dễ mắc lỗi. Đây chính là lúc bạn cần nghĩ đến việc tự động hóa.

1. XÂY DỰNG NỘI DUNG CHO BÀI THUYẾT TRÌNH

a. Cấu trúc nội dung của bài thuyết trình hiệu quả
Khi xây dựng một bài thuyết trình, mục tiêu của chúng ta là: Nói với khán giả điều mình muốn nói theo cách mà khán giả thấy dễ hiểu và hứng thú nhất. Điều này là không dễ. Bởi vì theo tiến sĩ John Medina viết trong cuốn “Luật trí não”, bạn chỉ có vài giây để thu hút sự chú ý của khán giả, và chỉ 10 phút để giữ được sự chú ý đó. Vì vậy, bạn cần đảm bảo là bài thuyết trình của mình có cấu trúc rõ ràng, sử dụng các ví dụ dễ hiểu để thu hút người nghe.
Hai công cụ mà các công ty tư vấn hàng đầu như McKinsey hay BCG thường sử dụng để truyền tải lượng lớn thông tin đến khán giả một cách thú vị là nguyên lý Kim tự tháp và phương pháp SCQA.
(1) Nguyên lý Kim tự tháp: Với nguyên lý Kim tự tháp, bạn sẽ bắt đầu với ý tưởng chính, sau đó phát triển các chi tiết và dữ liệu để hỗ trợ cho ý tưởng đó. Mỗi thông tin trong kim tự tháp đều bổ sung thông tin cho cấp độ trên nó. Cách trình bày này hiệu quả vì giúp khán giả biết chính xác thông điệp mà bạn muốn trình bày, và cả những lớp lý lẽ chắc chắn mà bạn đưa ra để củng cố thông điệp ban đầu.
(2) Phương pháp SCQA: Tuy nhiên, điều bạn muốn nói có chắc là điều khán giả muốn nghe không? Đó là lý do ở phần đầu bài thuyết trình, bạn cần kéo khán giả vào nghe điều bạn chia sẻ. Bạn cần tạo ra một câu chuyện hấp dẫn xung quanh thông điệp của mình. Phương pháp SCQA sẽ giúp bạn làm được điều này. SCQA là viết tắt của Situation (Tình huống), Complication (Mâu thuẫn), Question (Câu hỏi), và Answer (Câu trả lời).
(a) Đầu tiên, hãy đưa khán giả vào một bối cảnh quen thuộc để mở đầu cho phần trình bày.
(b) Bước thứ hai, bạn sẽ thu hút sự quan tâm của khán giả bằng cách đưa ra một thách thức cần giải quyết. Phần này thường bắt đầu bằng chữ NHƯNG hoặc TUY NHIÊN.
(c) Sau đó, bạn tiếp tục đưa ra câu hỏi hướng dẫn suy nghĩ của người nghe về những gì cuộc thảo luận sắp tới sẽ giải quyết.
(d) Phần còn lại của bài thuyết trình sẽ là câu trả lời cho câu hỏi vừa nêu, được trình bày theo lý thuyết Kim tự tháp.
Nếu muốn tìm hiểu thêm về cách kể chuyện khi thuyết trình, các bạn hãy xem video của Analyst Academy nha. Rất thú vị và dễ hiểu!
b. Tự động hóa việc xây dựng nội dung với ChatGPT
Vậy là chúng ta đã biết về tư duy để cấu trúc một bài thuyết trình tốt của các công ty tư vấn lớn trên thế giới. Giờ bạn có thể ra lệnh ChatGPT tạo nội dung cho bài thuyết trình theo yêu cầu của bạn.
Một lưu ý là không có câu lệnh (prompt) hay công thức nào hoàn toàn đúng với yêu cầu của tất cả chúng ta. Để có được câu lệnh này, Linh cũng đã xem khá nhiều bài blog, video youtube, và tự điều chỉnh theo nhu cầu sử dụng của mình. Câu lệnh mà Linh chia sẻ dưới đây chỉ là một cái khung để các bạn tham khảo. Linh đề xuất là các bạn nên dùng thử và thay đổi theo nhu cầu của mình.
Linh sẽ chia câu lệnh thành 6 phần. Câu lệnh này sẽ cho ChatGPT biết tổng quan về (1) người trình bày, (2) yêu cầu cụ thể về chủ đề, (3) mục tiêu, (4) cấu trúc bài thuyết trình, (5) số lượng trang trình bày cần có, và (6) cấu trúc cho từng trang.
Nhấp vào xem Câu lệnh (prompt) mẫu
You are an expert in [field].
Create an outline for a PowerPoint presentation on the topic of [topics].
The objective is to [goal].
Organize the presentation into the following sections: [structure/model].
The presentation will consist of [number] slides.
Each slide should feature [details].
===
Bạn là chuyên gia trong [lĩnh vực].
Hãy viết dàn ý cho bài thuyết trình PowerPoint với [chủ đề].
Mục tiêu là [mục tiêu].
Cấu trúc bài thuyết trình bằng cách sử dụng [tên cấu trúc/mô hình/phương pháp].
Bài thuyết trình bao gồm [số lượng] slides.
Mỗi slide cần có [chi tiết].
Bây giờ Linh sẽ sử dụng câu lệnh trên với chủ đề bài thuyết trình là “3 kỹ năng quan trọng nhất trong thời đại AI" trong 6 slides, bao gồm cả slide tiêu đề. Mục tiêu là thuyết phục các doanh nghiệp có dưới 200 nhân viên phân bổ ngân sách cho việc đào tạo kỹ năng làm việc với AI cho nhân viên của mình.
Nhấp vào xem Câu lệnh (prompt) mẫu
English
You are an expert in the field of training and skill development for businesses.
Create an outline for a PowerPoint presentation on the topic of 'The 3 Most Important Skills in the AI Age'.
The objective is to persuade businesses with fewer than 200 employees to allocate a budget for AI skills training for their staff.
Organize the presentation into the following sections: the Pyramid Principle and the SCQA method, where SCQA stands for Situation, Complication, Question, and Answer.
The presentation will consist of five content slides and one title slide.
Each slide should feature an action-oriented title or specific data and information from a reputable report. List three supporting points. Each slide includes 3 details supporting the slide title in bullet point format.
==
Tiếng Việt
Bạn là chuyên gia trong lĩnh vực đào tạo phát triển kỹ năng cho doanh nghiệp.
Hãy viết dàn ý cho bài thuyết trình PowerPoint với chủ đề “3 kỹ năng quan trọng nhất trong thời đại AI".
Mục tiêu là thuyết phục các doanh nghiệp có dưới 200 nhân viên phân bổ ngân sách cho việc đào tạo kỹ năng làm việc với AI cho nhân viên của mình.
Cấu trúc bài thuyết trình bằng cách sử dụng nguyên lý Kim tự tháp và phương pháp SCQA. SCQA là viết tắt của Situation (Tình huống), Complication (Mâu thuẫn), Question (Câu hỏi), và Answer (Câu trả lời).
Bài thuyết trình bao gồm 5 slides, kèm 1 slide tiêu đề.
Mỗi slide cần có: Tiêu đề hướng đến hành động hoặc có số liệu, thông tin cụ thể từ một báo cáo uy tín. Mỗi slide bao gồm 3 ý hỗ trợ tiêu đề chính dưới dạng gạch đầu dòng.
Các bạn có thể thấy kết quả ở đây.
Bạn cũng có thể yêu cầu ChatGPT bổ sung nội dung cho từng mục nhỏ, thêm số liệu, thay đổi thông tin, hoặc thậm chí là viết kịch bản cho phần trình bày của mình. Trong bài viết này, chúng ta sẽ dừng ở phần dàn ý chi tiết trước. Linh sẽ không phân tích quá sâu về câu trả lời của ChatGPT, vì chúng ta đang hướng đến cách làm. Nhưng bạn có thể quan sát nhanh kết quả trên. Rất thú vị. Chỉ vài chục giây để ChatGPT tạo ra một dàn bài có cơ cấu cũng khá tốt. Dàn bài được chia thành 5 slides, với 4 slides đầu trình bày theo phương pháp SCQA, slide cuối cùng là phần kết luận và kêu gọi hành động.
Khi nhìn dàn bài này, Linh tự hỏi mình có thể tạo ra một dàn bài tốt hơn không? Có thể. Song cũng sẽ cần nhiều thời gian hơn. Có thể là vài giờ, thậm chí là vài ngày để nghiên cứu nếu Linh đang thực hiện cùng lúc nhiều dự án khác.
[VIDEO FULL EP 4]

2. TỰ ĐỘNG HÓA VIỆC THIẾT KẾ BÀI THUYẾT TRÌNH

Như các bạn thấy, ChatGPT đã giúp chúng ta tiết kiệm khá nhiều thời gian trong phần xây dựng nội dung. Tiếp theo, chúng ta sẽ đến với phần thiết kế slides. Đây là phần Linh cực kỳ thích và hào hứng muốn chia sẻ cùng các bạn. Đây là sức mạnh và phép màu của công nghệ. Linh sẽ chia việc thiết kế slide tự động này thành 2 phần. Một là tự động chuyển văn bản thành slide, và hai là Thiết kế tự động.

BƯỚC 1: PHÂN PHỐI NỘI DUNG VÀO SLIDE

Linh sẽ chỉ cho các bạn từng bước tự động chuyển văn bản thành slide, trên cả Google Slides và Powerpoint. Công cụ nào quen thuộc với bạn hơn thì bạn chọn làm nha. Hoặc bạn cũng có thể học cả hai. Có rất nhiều cách làm nhưng Linh lựa chọn 2 cách dễ thực hiện và hoàn toàn miễn phí để chia sẻ với các bạn.

  • Google Slides

Nếu bạn dùng Google Slides, chúng ta sẽ cần có một đoạn mã hay đoạn code để dán vào App Script trên Google Slide. Mục tiêu của đoạn mã này là yêu cầu Google Slides phân phối nội dung dàn ý có sẵn vào từng slide.

Thông tin thêm cho các bạn thì Google App Script là một ngôn ngữ lập trình đơn giản được Google phát triển để người dùng có thể tạo ra các ứng dụng và kịch bản tùy chỉnh cho các sản phẩm và dịch vụ của Google như Google Sheets, Google Docs, Google Slide, Gmail và nhiều dịch vụ khác. Nó có khả năng tự động hoá các tác vụ thông qua một đoạn mã tạo sẵn và được cài đặt vào.

Linh là một người kinh doanh và chưa từng học lập trình trước đây. Dù vậy, sau khi xem các hướng dẫn làm việc với ChatGPT, Linh đã có thể tạo các slides tự động một cách dễ dàng. Vậy nên chắc chắn bạn cũng sẽ làm được.

(1) Đầu tiên, trong luồng trò chuyện với Chat GPT mà bạn vừa sử dụng để tạo dàn ý cho bài thuyết trình của mình, hãy nhập câu lệnh sau. Đây là câu lệnh Linh học được từ một bạn Content Creator người nước ngoài.
Nhìn chung, câu lệnh này yêu cầu ChatGPT viết một đoạn mã mà bạn chỉ cần nhấp vào một nút trong Google Slides thì toàn bộ nội dung được tạo trước sẽ được phân phối vào từng slide theo một cấu trúc cho trước. Nghĩa là sẽ có tiêu đề slide, các ý chính và phụ để bổ sung cho slide đó.
Nhấp vào xem Câu lệnh (prompt) mẫu
Your task is to write a Google Apps Script that allows me to click a custom menu button from within a Google Slides presentation to generate these slides automatically.
Populate the slides using the slide title and supporting bullet points above.
There's no need to include placeholders. Make sure that all the text strings are defined as variables at the beginning of the code in a json like format.
Remove all the comments. Confirm all functions you use in the code are real functions applicable to Google Slides.
Và đây là kết quả đoạn mã mà ChatGPT đã viết cho Linh. Các bạn nhấp vào “Copy code" để sao chép đoạn mã này và làm theo hướng dẫn của ChatGPT.
(2) Tiếp theo, hãy mở ứng dụng Google Slide, ở tab Extensions, nhấp chọn Apps Script. Trong giao diện của Apps Script, hãy chọn và xóa đoạn mã mặc định. Sau đó, nhấn Ctrl+V để dán vào đó đoạn mã mà Chat GPT vừa tạo cho bạn. Sau đó bạn (1) đổi tên file, (2) lưu lại thay đổi và (3) nhấn vào Run để khởi chạy mã.
Khi thấy màn hình xuất hiện hai dòng thông báo màu vàng như thế này, nghĩa là bạn đã hoàn thành bước cài đặt mã.

*Lưu ý: Trong lần đầu tiên bạn thao tác với Apps Script, ứng dụng sẽ yêu cầu quyền truy cập vào dữ liệu của bạn. Lúc này bạn cần cấp quyền truy cập cho ứng dụng để có thể thực hiện các bước tiếp theo. Nhấp chọn “Preview permissions", chọn tài khoản Gmail sẽ dùng để thao tác và cuối cùng click chọn “Allow" nghĩa là cho phép.

(3) Cuối cùng, bạn sẽ quay trở lại giao diện Google Slide ban đầu. Lúc này, bạn sẽ thấy xuất hiện 1 tab mới là Custom Menu. Hãy nhấp vào lệnh Generate Presentation. 
Như các bạn có thể thấy, toàn bộ nội dung dàn ý bạn vừa tạo ra trên ChatGPT đã được phân bổ vào từng slide theo cấu trúc và thứ tự bạn mong muốn. Bạn không cần phải mất nhiều thời gian để chia nội dung một cách thủ công vào từng slide như trước đây. Đặc biệt là khi bạn phải làm việc với hàng chục hay hàng trăm slide như Linh.

*Lưu ý: Trong một số trường hợp, sau khi nhấp chọn “Generate Presentation”, hệ thống có thể báo lỗi như thế này. 

Các bạn chỉ cần copy tên lỗi mà ứng dụng thông báo, sau đó quay trở lại ChatGPT để yêu cầu điều chỉnh đoạn mã với câu lệnh như sau:

Nhấp vào xem Câu lệnh (prompt) mẫu
I ran into the following error after executing the script: [Error name].
Your task is to fix this error, and share a revised script with the necessary corrections.
Do not include presets and placeholders.
Take your time and get this right.
Think through this step by step.

ChatGPT sẽ viết lại cho bạn một đoạn mã khác. Và bạn chỉ cần sao chép đoạn mã mới vào Google Apps Script thay thế cho đoạn mã ban đầu. Rồi bạn khởi chạy lại. Sau đó, bạn quay lại Google Slides và nhấp chọn Generate Presentation trong Custom Menu. Vấn đề đã được giải quyết.

Tuy nhiên, với Google Slides, bạn vẫn cần:

(1) Lên mạng tìm kiếm theme miễn phí theo chủ đề tổng quát như sáng tạo, hoạt hình, hay công nghệ
(2) Tải về và cài đặt các mẫu slide được thiết kế sẵn này
(3) Điều chỉnh hình nền, bố cục, màu sắc, font chữ, hay hiệu ứng một cách thủ công.

Và phần việc mà Linh cảm thấy tốn nhất thời gian nhất, cực kỳ mất thời gian mà bạn vẫn buộc phải làm, là cắt dán từng đoạn chữ từ bố cục cũ sang bố cục mới. Trong khi đó, các bạn có thể thấy, Power Point đã có một tính năng mới, có thể tự động gợi ý cho bạn một slide đã được chỉnh sửa hoàn chỉnh. 

  • powerpoint

Tiếp theo, Linh sẽ hướng dẫn cho bạn cách tự động chuyển văn bản thành slide và thiết kế tự động trên Powerpoint. Quy trình này sẽ gồm 3 phần:

(1) Định dạng nội dung theo mẫu

Đầu tiên, các bạn sẽ mở văn bản Word trống và sao chép dàn ý vừa tạo vào Word. Lúc này, bạn cần đọc lại toàn bộ nội dung và chỉnh sửa theo quan điểm và mức độ hiểu biết của mình. Cuối ngày, người thuyết trình là bạn nên đừng chỉ nói những gì ChatGPT đưa cho bạn. Thay vào đó bạn hãy nói theo cách thể hiện được cá tính và đam mê của mình.

Để chuyển đổi tài liệu Word sang Power Point, bạn cần định dạng văn bản theo các thẻ Heading như H1, H2, H3. H1 là ngầm hiểu cho tiêu đề slide, H2 là cho các ý chính trong slide, H3 là các ý phụ bổ sung cho nội dung H2.

Dòng đầu tiên là tiêu đề slide, Linh muốn viết hoa toàn bộ chữ. Linh sẽ chọn UPPERCASE. Bây giờ Linh sẽ nhấn phím Ctrl và chọn các tiêu đề slide. Sau đó gắn thẻ H1 cho các tiêu đề này. Tương tự, Linh sẽ chọn các nội dung H2, H3. Đây là dàn ý đã được định dạng theo các thẻ tiêu đề Heading.

Rất cấu trúc đúng không các bạn? Linh rất thích những bài viết có cấu trúc tốt. Bởi vì khi có một cấu trúc rõ ràng, bạn sẽ rất dễ nhớ, dễ học thuộc. Và quan trọng là khán giả của bạn cũng sẽ rất dễ theo dõi.

Cuối cùng, Linh sẽ xoá bớt những nội dung không cần xuất hiện trên slide như các từ “Tiêu đề", các mục nội dung không cần thiết. Vì sao Linh không xoá những phần này ngay từ đầu? Vì Linh cần các thông tin này để giúp việc đánh dấu thẻ tiêu đề Heading dễ dàng hơn.

Bây giờ Linh sẽ lưu lại dàn ý này dưới dạng Rich text format hay đuôi .rtf. Các bạn lưu ý phần này nha. Đây là việc cực kỳ quan trọng. Bởi vì nếu bạn để định dạng .docx của Word thì sẽ không làm được bước tiếp theo. Sau khi lưu, hãy đóng file Word lại.

(2) Chuyển văn bản thành slide

Vậy là chúng ta đã xong bước đầu tiên: Định dạng nội dung theo mẫu. Bây giờ Linh sẽ thực hiện bước 2: Chuyển văn bản thành slide. Nếu bạn đã làm đúng bước 1 thì bước 2 này khá dễ dàng, chỉ một thao tác thôi.

Sau khi mở một file Power Point trống lên, Linh sẽ chọn tạo slide mới. Rồi chọn tạo slide từ Outline hay dàn ý. Linh sẽ chọn file dàn ý vừa tạo lúc nãy. Power Point sẽ cần vài giây để chuyển văn bản thành slide.

(3) Thiết kế tự động

Vậy là đã xong bước 2, chúng ta đã có nội dung cho từng slide. Bây giờ thì bạn muốn các slide của mình nhìn hấp dẫn hơn đúng không? Bạn có thể nghĩ đến việc cài đặt các template mẫu, rồi chỉnh sửa từng chút một. Tuy nhiên chúng ta ở đây không phải để ngồi chỉnh slide thủ công. Chúng ta muốn AI đề xuất các mẫu slide đẹp mắt. Tính năng mà Linh muốn giới thiệu ở đây là Designer.

BƯỚC 2: THIẾT KẾ TỰ ĐỘNG
Các bạn có thể nhấp vào các slide mình muốn định dạng và nhấp vào biểu tượng có tia chớp này. 
Cho slide tiêu đề đi, Linh sẽ chọn mẫu này. Nếu muốn có một hình nền thú vị hơn, bạn có thể chèn thêm hình stock. Ví dụ, vì mình đang nói chủ đề AI, nên Linh sẽ chọn hình robot ha. Các bạn nhấp chọn tab Insert, ở phần Pictures, chọn Stock Images. Rồi bạn cứ gõ cụm từ bạn muốn tìm kiếm. Ở đây Linh tìm hình “robot". Chọn hình và nhấn “Insert". Khi nhấn vào Design, các bạn sẽ thấy Powerpoint đề xuất thiết kế dựa trên hình ảnh bạn vừa thêm vào. Rất nhanh và đẹp. Bạn không cần chỉnh từng cái, và bạn có thể chọn nhiều cách thiết kế mà mình chưa từng nghĩ tới. Bạn cứ tiếp tục với các slide còn lại.
Các bạn đừng lo các thiết kế mình chọn không đồng bộ. Hãy chọn trước mẫu mình thích. Linh nhận thấy là khi bạn chọn các mẫu thiết kế nào, Power Point sẽ tiếp tục đề xuất các mẫu thiết kế khác cùng chung template, màu sắc với các slides đã thiết kế.
Một yếu tố cần chỉnh thứ hai là Font chữ. Các bạn chọn toàn bộ slide, đến tab View, nhấp chọn Slide Master. Sau đó bạn chọn slide trên cùng, nhấn Ctrl+A, rồi chọn Font mà mình yêu thích. Linh khuyến khích các bạn chọn Font không có chân để dễ đọc. Sau đó nhấn Close Master. Toàn bộ slide đã được điều chỉnh theo font mới rất dễ nhìn và đồng bộ.

KẾT LUẬN

Nếu bạn đã đọc bài viết này đến đây thì xin chúc mừng bạn! Hãy tiếp tục thực hành để làm tốt hơn nữa.
Ban đầu, bạn có thể thấy quy trình này hơi khó. Đúng là vậy, sẽ luôn khó khi bạn học một cái gì mới. Đây là một quy trình mới, hoàn toàn thay đổi cách suy nghĩ và cách làm bài thuyết trình mà bạn đã thực hiện trong rất nhiều năm qua. Nhưng Linh tin, khi bạn áp dụng phương pháp tự động hoá này đến bài thuyết trình số 3, số 4 trở đi thì bạn sẽ thấy dễ dàng và tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều.
Skills Bridge là công ty đào tạo cung cấp các chương trình phát triển kỹ năng cho các bạn trẻ, doanh nghiệp vừa và nhỏ cùng các công ty đa quốc gia. Linh thành lập công ty với mục tiêu sử dụng 25 năm kinh nghiệm của mình cùng các chuyên gia khác trong nhiều lĩnh vực để hỗ trợ các bạn trẻ thành công trong sự nghiệp.
Để biết thêm chi tiết về các chương trình đào tạo và phát triển đa dạng hiện có của Skills Bridge, hãy truy cập link này.

Viết bởi

Có hơn 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, tiếp thị và vận hành. Những nội dung của Thái Vân Linh cung cấp các công cụ và cảm hứng nhằm giúp các bạn trẻ Việt Nam thăng tiến trong công việc và khám phá trọn vẹn tiềm năng của mình.